3 ​‘Mustha­ves’ voor overzich­te­lijke reis-rapportages

Voor veel bedrijven en hun medewerkers is het vastleggen en vergoeden van reiskosten vervelende langdradige taak. Echter, door slimme inzet van geautomatiseerde processen kan hier veel tijd op bespaard worden, en het gehele proces vergemakkelijkt worden. Lees in deze blog meer over de inzet van een online declaratietool voor het vastleggen van reiskosten.

1. Maak onderscheid tussen soorten kosten

Reiskosten

Gemaakte kosten kunnen worden gedeclareerd wanneer zij zijn voorzien van bewijslast in de vorm van bonnen of facturen. Dit geldt ook voor reiskosten, zowel met de auto als met verschillende vormen van openbaar vervoer. Wanneer u reist met het openbaar vervoer, kunt u reisoverzichten of vervoersbewijzen als bewijslast toevoegen. Wanneer werknemers hun eigen auto te gebruiken passen de meeste bedrijven een kilometervergoeding van ? 0,19 per kilometer toe. Normaal gesproken vergt dit een gedetailleerd overzicht van gereden kilometers van de medewerker. Een goede digitale declaratietool berekent de volledige kilometervergoeding automatisch, zodat de medewerker dit niet meer zelf hoeft te doen.

Bijkomende kosten

Niet alleen vervoerskosten dienen te worden vastgelegd, ook alle bijkomende kosten waaronder bijvoorbeeld registratiekosten, parkeerkosten, telefoonkosten en fooien. Deze kosten dienen te worden voorzien van bewijslast voordat zij vergoed kunnen worden door uw organisatie. Omdat bewijslast in de vorm van bonnen en facturen 7 jaar bewaard dient te worden, is het vaak verstandig om een kopie te maken. Bonnen vervagen met de tijd, een goede keuze is dan ook om digitale kopieën te bewaren in plaats van fysieke kopieÎn die veel ruimte in beslag kunnen nemen. Digitaal opslaan van de bewijslast zorgt ervoor dat het makkelijk terug te vinden en opvraagbaar is en weinig ruimte in beslag neemt. Om voldoende grip te houden op de uitgaande kosten gerelateerd aan zakelijk reizen is het voor organisaties belangrijk om de soorten en hoogte van deze kosten te kennen. Online declaratietools helpen uw organisatie om deze kosten te monitoren en analyseren. Geïntegreerde data-analyse tools kunnen helpen bij het signaleren van mogelijke besparingsruimte.

Verblijfskosten

Kosten voor overnachtingen kunnen worden gedeclareerd als de daadwerkelijk†gemaakte kosten, of als een vooraf bepaalde vast vergoeding. Het is afhankelijk van het bedrijfsbeleid hoe deze kosten worden terugbetaald. Ook wordt er bij sommige bedrijven een limiet gesteld voor hun verblijfskosten per nacht.

2. Hanteer specifieke richtlijnen per individu of groep

Naast het standaard bedrijfsreglement en de specifieke richtlijnen voor declaraties, komt het ook vaak voor dat er nog aanvullende afspraken zijn met bepaalde medewerkers. Het kan lastig zijn al deze afspraken goed te kunnen nakomen, omdat er uitzonderingen kunnen ontstaan op het algemene reglement. Afspraken met medewerkers worden vaak vastgelegd in arbeidscontracten, denk hierbij bijvoorbeeld aan een kilometervergoeding die afwijkt van de standaard vergoeding. Gebruik een online declaratietool om deze specifieke richtlijnen per groep of individu in te stellen. Door bijvoorbeeld maximumbedragen in te stellen of alleen de voor de medewerker relevante kilometervergoeding te tonen voorkomt u vragen over de verschillende afspraken en verwarring bij uw collega's en medewerkers.

3. Verhoog efficiëntie met het digitaliseren van bedrijfsprocessen

Bij handmatige verwerking van declaraties is er een grotere kans dat er fouten worden gemaakt. Het niet voldoen aan de bedrijfsregels, het ontbreken van een bon of het onterecht declareren en vergoeden van bepaalde kosten komt sneller voor wanneer er handmatig gecontroleerd wordt. Maak het complete declaratieproces van bonnetje tot in de boekhouding efficiënter door het te automatiseren. Maak gebruik van een online declaratietool om dit soort fouten te voorkomen, implementeer uw declaratiereglement en zorg ervoor dat medewerkers alleen kosten kunnen declareren waar zij recht op hebben en zorg ervoor dat de kosten worden beoordeeld door de verantwoordelijke die er het meest van af weet. Denkt u dat het digitaliseren van dit proces iets voor uw organisatie is?