10 slimme Mobil­ex­pense-featu­res die je bedrijf helpen groeien

Bij Mobilexpense werken we er voortdurend om de meest gebruiksvriendelijke en flexibele oplossing te maken, zodat we tegemoet kunnen komen aan de individuele behoeften van jouw bedrijf. Hier lijsten we de 10 slimste functies van Mobilexpense op die je helpen om je uitgavenbeheer efficiënter te maken en tijd te besparen.

1. Dagvergoedingen

Dagvergoedingen kunnen in slechts enkele stappen in de declaratie-app van Mobilexpense ingevoerd worden. Maak een reis aan en selecteer het aantal dagen waarvoor dagvergoedingen gelden. Ontbijt is inbegrepen in je hotelovernachting? Je krijgt een lunch tijdens de conferentie, of je hebt een apart diner gepland met een klant? Geen probleem. Eens de dagvergoedingen geselecteerd zijn, kunnen ze eenvoudig aangepast worden.

2. Flexibele workflow

In grote organisaties lopen processen vaak vast in de workflow omwille van de hiërarchische structuur. Wij hebben daarom een ingebouwde workflow ontwikkeld die aan alle vereisten voldoet.

Laten we bijvoorbeeld aannemen dat jouw workflow vereist dat uitgaven over de € 500 door een extra manager goedgekeurd moeten worden. Dit kan eenvoudig ingesteld worden in Moxbilexpense.

Ook andere functies zijn mogelijk, zoals een rapport naar een specifieke goedkeurder verzenden afhankelijk van het project waar de werknemer aan werkt. Met Mobilexpense kunnen alle beleidsregels en processen, hoe complex ze ook zijn, eenvoudig nagebootst en geïmplementeerd worden.

3. Voeg je boekingsbevestigingen samen

Als een werknemer een boekingsbevestiging voor bijvoorbeeld een vlucht of een hotel ontvangt, kan hij of zij de PDF-boekingsbevestiging naar ons doorsturen (vanuit het emailadres dat in Mobilexpense geregistreerd staat) en de uitgave wordt automatisch toegevoegd met de boekingsbevestiging in bijlage. Jij moet dit enkel nog aan het juiste rapport toewijzen en je kunt aan de slag.

4. Freelancer? Maak je geen zorgen!

Werknemers die voor meerdere bedrijven werken, kunnen in de app eenvoudig wisselen tussen verschillende accounts. Bovendien is het voor assistenten en managers ook mogelijk om toegang te krijgen tot de account van andere werknemers om onkosten op hun naam in te dienen. Om volledige transparantie te garanderen, kunnen alle wijzigingen in de geschiedenis getraceerd worden.

5. Single Sign-On (SSO)

Naast de conventionele inlogmogelijkheid, kan je op Mobilexpense ook inloggen via het bestaande bedrijfsportaal met de bestaande gebruikersnaam en wachtwoord. Dit wordt mogelijk gemaakt door Single Sign-On (SSO). Dit maakt het enerzijds eenvoudiger voor bedrijven om beveilingsmaatregelen te beheren en aan te scherpen en anderzijds voor werknemers om hun logingegevens te onthouden.

Daarnaast zorgt SSO ervoor dat het duidelijker is welke platformen voor wie beschikbaar zijn. Het biedt een eenvoudige en duidelijke interface voor rollenbeheer en machtigingen voor alle geïntegreerde systemen.

6. Een white label oplossing

Mobilexpense biedt jouw bedrijf de mogelijkheid om de mobiele én webversie van de app aan te passen aan jouw bedrijfsimago. Zo is Mobilexpense niet zomaar een extra tool, maar een integraal onderdeel van jouw bedrijf.

7. Rapporteringshistoriek

Mobilexpense zorgt ervoor dat je data voor minstens 10 jaar beschikbaar blijven. Niet enkel facturen en uitgaven, maar ook een gedetailleerd overzicht van de historiek toont alle stappen, goedkeuringen en veranderingen in het onkostensysteem die door elke leidinggevende gemaakt zijn.

8. Exporteer enkel de informatie die je werkelijk nodig hebt

Exportformaten kunnen individueel aangepast worden op basis van je boekhoudkundige behoeften. Met onze exportgenerator kun je eenvoudig je eigen aangepaste exportformaten aanmaken. Benoem gewoon de koppen van de kolommen en selecteer de gegevens die vanuit Mobilexpense in elke kolom geplakt moeten worden. Je kunt de volgorde eenvoudig veranderen door de kolommen te verslepen. Alle soorten bestandsformaten worden ondersteund.

9. Aanpasbare velden

Een andere functie die aangepast is aan jouw organisatie zijn de personaliseerbare velden: je kunt namelijk eenvoudig specifieke velden definiëren voor jouw eigen administratie. Als werknemers bijvoorbeeld vanuit meerdere locaties werken, kan er een extra veld aangepast worden om het kantoor te specificeren bij wie zij een onkost declareren.

10. Slimme rapporten

Met de functie Slimme Rapporten kun je automatisch rapporten aanmaken en aan elkaar koppelen, afhankelijk van specifieke voorwaarden (zoals een specifieke periode of een project). Zo moet de werknemer het correcte rapport niet meer aanmaken en manueel selecteren. Het grootste voordeel is dat alle departementen die in het proces betrokken zijn (bijvoorbeeld office management, boekhouding of sales) zo een duidelijker overzicht hebben.

Een andere functie van de Slimme Rapporten is de mogelijkheid om rapporten automatisch in te dienen volgens vooraf ingestelde specificaties (bijvoorbeeld op een specifieke datum). Dit minimaliseert het aantal fouten en vermindert de administratieve overhead bij het indienen van een onkostendeclaratie.

Als je meer wilt weten over hoe Mobilexpense je kan helpen bij het stroomlijnen van jouw onkostenbeheer, neem dan contact op en plan een persoonlijke demo met één van onze consultants.