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L'automatisation des dépenses et plus encore

Les organisations multinationales ou de grande taille tireront le meilleur parti de notre solution de gestion des frais des employés tout-en-un et conforme.

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Des dépenses sans souci

Capturer et déclarer vos frais en déplacement est aussi simple que de prendre une photo de vos reçus avec votre téléphone ou votre tablette.

Contrôle automatisé

SpendController compare les données extraites par l’OCR avec la saisie manuelle et signale les disparités tout en validant automatiquement les éléments conformes.

Ouvert aux intégrations

Nous sommes agnostiques vis-à-vis des systèmes RH et ERP et pouvons nous intégrer avec de nombreux autres partenaires pour les voyages, les cartes, etc.

Application mobile alimentée par l'OCR et l'IA

Laissez notre application Mobilexpense MXP faire le travail de soumission des dépenses à votre place.

  • L'OCR et l'IA lisent vos reçus et remplissent automatiquement les données de dépenses avec la date, le montant, la TVA, le commerçant et la ville.
  • Gérez toutes vos dépenses directement depuis l'application, y compris les indemnités, les kilométrages, etc.

Approuver les dépenses en déplacement n'a jamais été aussi facile : recevez des notifications pour approuver les dépenses de votre équipe dans l'appli, à tout moment.

Découvrir l'appli
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Intégration des voyages

Mobilexpense MXP s'intègre de manière unique et transparente à un large éventail de prestataires de services de voyage, vous offrant ainsi

  • Une gestion des voyages sans souci et
  • Une réconciliation totale des coûts de voyage

Contrairement à d'autres solutions de gestion des dépenses, nous vous permettons de choisir les meilleurs fournisseurs pour vos besoins en matière de gestion des voyages.

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Automatisation des contrôles

SpendController est un outil intuitif et visuel qui automatise le contrôle des dépenses grâce à l'OCR. Notre processus de contrôle automatisé permet

  • Un encodage structuré des données
  • Un contrôle haute-fidélité
  • Le signalement des divergences
  • La validation automatique des éléments conformes

Associé à l'échantillonnage, ce système décharge vos équipes financières et leur permet de se concentrer sur les exceptions ou les dépenses à haut risque et à valeur élevée.

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Une meilleure compréhension de vos données

Obtenez des informations stratégiques en plongeant dans les catégories de dépenses, les unités commerciales, les méthodes de paiement ou tout autre type de données grâce à nos outils de reporting et d'analyse visuelle.

  • Détectez les anomalies et les zones d'amélioration
  • Identifiez les opportunités de réduction des coûts
  • Révisez et améliorez votre politique de dépenses

Vos données vous permettent d'assurer votre bien-être financier tout en tenant compte des comportements de votre personnel.

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Conformité globale et commerciale

Notre solution est continuellement mise à jour par notre équipe dédiée à la conformité, avec l'aide de PwC, afin de vous aider à atténuer vos risques juridiques et financiers dans plus de 70 pays en matière

  • De récupération de la TVA étrangère
  • D'ndemnités kilométriques
  • D'indemnités journalières
  • De rapports réglementaires

Mobilexpense MXP intègre également vos règles commerciales pour signaler ou bloquer automatiquement les entrées non conformes, ce qui vous permet d'économiser jusqu'à 90 % du temps de contrôle.

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Ouvert aux intégrations

Nous avons un esprit d'intégration ouvert et sommes agnostiques vis-à-vis des systèmes ERP et RH. Notre écosystème permet l'intégration d'une variété de solutions pour les ERP, les RH, la comptabilité, la paie, les voyages et les cartes. Voici quelques-unes de nos intégrations disponibles.

Toutes les fonctionnalités de Mobilexpense MXP

Sûr, sécurisé et certifié

Mobilexpense MXP est certifié ISO 27001, ISAE 3402 Type II et PCI DSS. Cela garantit que vos données sont en sécurité chez nous, quoi qu'il arrive.

Conforme au GDPR

Notre solution est conforme au GDPR, et nos centres de données sont situés en Europe, garantissant davantage la sécurité des données. Celles-ci sont conservées pendant la période légale appropriée, jusqu'à 10 ans.

Assistance personnalisée

Nos clients bénéficient tous d'un soutien et d'une orientation gratuits et personnalisés afin de leur garantir la meilleure solution possible.

Applications mobile et de bureau

Nos solutions sont disponibles à la fois sur ordinateur et sur mobile, pour iOS et Android.

Conformité globale

La solution est continuellement mise à jour avec les taux de TVA étrangers, les taux kilométriques et les indemnités journalières pour plus de 70 pays

Analyses avancées

Bénéficiez d'analyses avancées avec des graphiques, des rapports et des statistiques dynamiques.

SpendController & échantillonnage

SpendController et l'échantillonnage intelligent automatisent le contrôle des dépenses sur la base de l'OCR, de la validation humaine, des règles commerciales et des règles locales.

Archivage numérique conforme

Profitez d'un archivage légal sans papier grâce à notre solution conforme qui inclut la signature numérique dans certains pays, l'homologation en Espagne et le support GoBD en Allemagne.

Outil de réservation en ligne

Intégrez votre OBT ou votre agence de voyage pour accéder à la réservation de voyages à partir de vos demandes de voyage.

Pack transparence HCP

Associez les dépenses aux professionnels de la santé pour un rapport de dépenses conforme à la Loi Bertrand.

Reçu manquant

Permettez aux utilisateurs de fournir une déclaration sur l'honneur à la place d'un reçu manquant pour le remboursement de leurs frais.

Support SAF-T

Ajoutez à vos dépenses des informations sur le fournisseur, y compris le numéro de TVA, pour une déclaration fiscale conforme à la norme SAF-T.

Indemnités journalières conformes

Les indemnités journalières sont calculées automatiquement. Choisissez d'appliquer les taux légaux ou des taux spécifiques à l'entreprise.

Frais kilométriques automatisés

Calculez automatiquement les frais kilométriques légaux grâce à notre intégration Google Maps.

Taux de change conformes

Bénéficiez de taux de change conformes automatisés grâce à notre solution intégrée, soutenue par xe.com.

Récupération de la TVA

Facilitez la récupération de la TVA intracommunautaire sur vos dépenses professionnelles ou intégrez notre solution à un service de récupération de la TVA.

Intégration des flux de cartes

Connectez vos cartes d'entreprise (y compris les cartes de logement) pour importer vos dépenses professionnelles. Les transactions sont automatiquement rapprochées des entrées de dépenses pour une soumission rapide et facile.

Fonction assistant

Désignez un assistant ou un suppléant pour accomplir vos tâches de gestion des frais en votre nom.

Fractionnement des dépenses

Divisez facilement une dépense professionnelle en sous-transactions pour une plus grande précision de l'allocation.

OCR en temps réel et offline

Notre OCR lit les reçus instantanément pour extraire les données pertinentes des dépenses.

Règles de gestion et flux automatisés

Créez des flux d'approbation et de contrôle personnalisés en fonction des limites de dépenses, des projets, des centres de coûts, etc. Gérez des flux d'approbation et d'escalade complexes.

Politiques de dépenses automatisées

Mettez en place des règles de gestion personnalisées et des limites de dépenses par catégorie pour chaque groupe d'employés.

Centres de coûts et unités

Configurez plusieurs centres de coûts et unités/projets pour une répartition automatisée des coûts.

Avance de fonds

Enregistrez des avances de fonds dans n'importe quelle devise et compensez automatiquement les dépenses contre les avances.

Multi-langues

Nos solutions sont disponibles en plusieurs langues, notamment en anglais, français, allemand, néerlandais, suédois et espagnol.

Authentification unique

Utilisez Microsoft Azure ou ADFS SSO pour faciliter l'authentification des employés et améliorer la gestion des identités et des autorisations.

Un look & feel personnalisé

Faites de notre solution votre propre solution en y intégrant votre logo et votre palette de couleurs.

Synchro des données de base

Chargez et mettez à jour automatiquement vos listes d'utilisateurs, de départements, de projets, etc.

Gestion des reçus

Joignez des reçus, des factures ou d'autres documents à vos dépenses professionnelles.

Connexion comptabilité et ERP

Poussez automatiquement vos fichiers comptables vers votre ERP ou votre logiciel de paie et importez-en les données.

Ils utilisent déjà MXP

Prêt pour des dépenses sans effort?