Reisekostenabrechnung-Software für Unternehmen | Mobilexpense

Reisekostenabrechnung automatisieren - vom Beleg bis zur Buchung

Software für Reisekostenabrechnung mit automatischer Belegerfassung, digitalen Freigabeprozessen und DATEV-Integration.

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[Solution] Travel_Above fold (ENG)

Spend 95% less time managing travel expenses 

Mobilexpense’s corporate travel expense management software:

Keeps costs in check
Simplifies approvals
Integrates with your existing travel tools
Gives travellers the freedom while remaining in full control over budgets, compliance, and reporting.

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Über 3.000 Unternehmen in Europa nutzen Declaree für ihr Spesenmanagement

Für Reisende, Genehmigende und das Finanzteam

Reisekostenmanagement für alle Beteiligten vereinfachen

BELEGERFASSUNG

Reisekosten mobil erfassen

Belege scannen, Kilometer- und Tagespauschalen erfassen und direkt per App einreichen. Ganz ohne fehleranfällige Excel-Listen und manuelle Dateneingabe.

TRANSPARENZ & KONTROLLE

Freigaben und Richtlinien zentral steuern

Automatisierte Freigaben und Richtlinienprüfungen schaffen Transparenz und helfen Finance-Teams, den Überblick zu behalten.

FIRMENKREDITKARTEN

Private Auslagen vermeiden

Firmenkreditkarten und digitale Reisekostenabrechnung greifen nahtlos ineinander und reduzieren manuelle Arbeitsschritte.

REISEKOSTEN-INTEGRATIONEN 

Reisekostenabrechnung Software mit nahtlosen Integrationen

Verbinden Sie Ihr ERP-, Buchhaltungs- und HR-System mit Ihrer Reisekostenabrechnung. So reduzieren Sie manuellen Aufwand, vermeiden doppelte Dateneingaben und schaffen mehr Transparenz.


Integrations – DE

COMPLIANCE & PAUSCHALEN

Verpflegungsmehraufwand und Tagespauschalen korrekt verwalten

Aktuelle BMF-Pauschalen, Mahlzeitenkürzungen und internationale Tagespauschalen werden automatisch berücksichtigt.

Compliance_Image 4 (DE)

RICHTLINIENKONTROLLE

Reisekosten richtlinienkonform verwalten

BMF-Pauschalen, internationale Tagespauschalen und länderspezifische Vorgaben werden automatisch angewendet und aktuell gehalten.

Travel Management Image 1 (DE)

KI-BELEGSCANNER

Digitale Reisekostenabrechnung per App

Mitarbeitende erfassen Belege direkt beim Kauf, während Transaktionen automatisch importiert und zugeordnet werden. Der KI-gestützte Belegscanner liest Beträge, Mehrwertsteuer und Händlerdaten zuverlässig aus und markiert fehlende Belege frühzeitig.

Declaree - AI receipt scanner

FIRMENKREDITKARTEN

Reisekostenabrechnung mit Kreditkarten automatisieren

Business credit cards DE
KARTEN AUSSTELLEN

Firmenkreditkarten für jede Reise

Stellen Sie physische, virtuelle oder Einmalkarten für Reisekosten und geschäftliche Ausgaben bereit.

AUSGABEN STEUERN

Reiserichtlinien und Limits festlegen

Definieren Sie Ausgabenlimits nach Mitarbeitenden, Reise, Händler oder Transaktion.

RICHTLINIEN

Reiserichtlinien automatisch umsetzen

Legen Sie Limits und Ausgabenrichtlinien fest, die bei jeder Kartentransaktion automatisch berücksichtigt werden.

ÜBERBLICK

Reisekosten in Echtzeit verfolgen

Behalten Sie Kartentransaktionen und Reisekosten zentral im Blick und reagieren Sie bei Bedarf sofort.

86%

Zeitersparnis beim Kreditkartenabgleich

Zeitersparnis beim Kreditkartenabgleich
50% weniger administrativer Aufwand pro Reise

weniger administrativer Aufwand pro Reise

weniger administrativer Aufwand pro Reise
100% Transparenz über alle Ausgaben

Transparenz über alle Ausgaben

Transparenz über alle Ausgaben

So gewinnen Finanzteams Zeit für das, was wirklich zählt

„Declaree ist sehr benutzerfreundlich. Auch ohne Schulung konnten unsere Mitarbeitenden sofort mit der Abrechnung beginnen. Die OCR ist sehr schnell und erfasst alle Belegdaten, selbst wenn die App offline genutzt wird.“
G2
Danny S.
Financial assistant to CFO
„Die Endnutzer empfinden die Anwendung als sehr intuitiv und einfach zu bedienen. (…) Für unsere Finanzabteilung ermöglicht der Freigabeprozess von Declaree, den Abrechnungsprozess unter Kontrolle zu behalten.“
G2
Verifizierter Nutzer
Mechanical or Industrial Engineering
„Es ist ein sehr praktisches Tool, um Berichte zu erstellen und alle Abrechnungen gebündelt zusammenzuführen. Die Integration der mobilen App und des Webtools funktioniert ebenfalls gut.“
G2
Vincent P.
Assistant professor
„Es ist eine sehr einfache App, die sich auf einzelne Nutzer anpassen lässt, indem Standardwerte für Währung und Projekt festgelegt werden. Es ist einfach, Belege mit dem Smartphone zu fotografieren und Spesenabrechnungen einzureichen.“
G2
Verifizierter Nutzer
Mechanical or Industrial Engineering

FAQs

Wie funktioniert die Reisebuchung mit Mobilexpense?

Mobilexpense lässt sich mit Ihren bestehenden Buchungsplattformen verbinden. Mitarbeitende können Geschäftsreisen weiterhin über freigegebene Anbieter buchen.

Nach der Buchung werden Reisedaten automatisch an Mobilexpense übermittelt. So können Reisekostenabrechnungen vorausgefüllt, Freigabeprozesse beschleunigt und Reisekosten zentral verwaltet werden.

Können Mitarbeitende Geschäftsreisen direkt in Mobilexpense buchen?
Mobilexpense ist kein eigenständiges Buchungstool. Die Lösung integriert sich in bestehende Reiseanbieter und Travel-Management-Unternehmen (TMCs), sodass Mitarbeitende weiterhin über freigegebene Buchungsplattformen buchen können. Reisedaten werden anschließend automatisch für die Reisekostenabrechnung übernommen.
Werden Reisedaten automatisch mit der Reisekostenabrechnung synchronisiert?

Ja. Bei unterstützten Reisebuchungssystemen können Reisedaten automatisch in die Reisekostenabrechnung übernommen werden.

Flug-, Hotel- und andere Buchungsdaten werden dabei automatisch erfasst und als vorbereitete Reisekosteneinträge angelegt. Informationen wie Reisedaten, Reiseziele oder Kosten sind bereits vorausgefüllt, wodurch der Aufwand für Mitarbeitende reduziert wird.

Das beschleunigt die Reisekostenabrechnung, vermeidet manuelle Dateneingaben und sorgt für eine bessere Datenqualität.

Hinweis: Die verfügbaren Funktionen hängen vom jeweiligen Reisebuchungsanbieter und der verwendeten Integration ab.

Sind meine Daten bei Mobilexpense sicher?

Ja. Mobilexpense erfüllt die Anforderungen der DSGVO und verfügt über anerkannte Zertifizierungen und Prüfberichte, darunter ISO/IEC 27001:2022, PCI DSS und ISAE 3402 Type II.

Durch hohe Sicherheitsstandards und strenge Datenschutzmaßnahmen werden Finanz- und Unternehmensdaten zuverlässig geschützt.

Was kostet Mobilexpense?

Die Kosten richten sich nach der Größe Ihres Unternehmens, der Anzahl der Nutzenden sowie den benötigten Funktionen und Integrationen.

Die Preise beginnen bei etwa 8 € pro Nutzer und Monat. Für ein individuelles Angebot, das auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist, empfehlen wir eine persönliche Demo.

 PERSÖNLICHE DEMO VEREINBAREN

Weniger Aufwand für Ihre Reisekostenabrechnung

Freigabeprozesse, die zu Ihren Unternehmensabläufen passen
Integrationen für DATEV, ERP- und Buchhaltungssysteme
Compliance über Länder und Unternehmenseinheiten hinweg
Praxisnah, individuell und unverbindlich

Understanding the Dutch Government's CO2 Reporting Requirements

In response to the growing concerns about climate change and the Netherlands' commitment to reducing CO2 emissions, the Dutch government introduced new legislation to monitor and manage the environmental impact of work-related travel. This legislation, known as the "Rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit (WPM)", mandates organisations with a workforce of 100 or more to provide detailed reports on the CO2 emissions resulting from their employees' business and commuting travels.

Starting from 1 January 2024, if your organisation falls into this category, you'll be required to maintain a record of the CO2 emissions from both business trips and daily commutes of your employees. This data will play a crucial role in the country's efforts to understand and reduce the carbon footprint of work-related travels, which currently account for a significant portion of the total kilometers driven in the Netherlands. The deadline for submitting the required data for the year 2024 is set for 30 June 2025.

This move by the government not only emphasizes the importance of environmental responsibility but also underscores the role employers play in promoting sustainable travel options and practices.

For a comprehensive understanding of these requirements and to ensure your organization remains compliant, the official RVO website offers detailed insights.

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CO2 emissions tracking is at the forefront of sustainable business practices. Find out more about what emissions tracking is, why it's necessary, the tools you can use for it and the benefits for your company - and the planet.

Customers using our company cards

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"Mobilexpense is a real game-changer for us."

Our Mobilexpense solution is a real game-changer for us. With the convenience of self-issued credit cards for employees and seamless integration of claims data for administration, we not only save valuable time but also have complete control over our expenses. Efficiency and convenience come together in this super service. For our international projects, we now even give temporary cards to freelancers with a set expiry date. For office workers, a virtual card. Super convenient.

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"[We] have reduced the time needed to manage expenses by 50%."

The integration of credit cards with the expense application has reduced the amount of lost receipts, accelerated the expense claims and contributes to a general smoothening of our expense management. It was easily deployed and accepted by the people and has reduced the time needed to manage expenses by 50%.

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"It's a win-win for efficiency and trust!"

The new Mobilexpense cards provide complete card management for us at Ovotrack, making it super easy to order and distribute new cards, but also to set limits to transactions or monthly spend, and have real-time insight in all transactions. Our employees value their independence and the ability to manage their spending in real-time using either a plastic or virtual card, directly linked to their mobile app. It's a win-win for efficiency and trust!

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