Urlaubs­rück­stel­lung 2022: Alles zu Berech­nung und Rückstel­lung

Das Gesetz sagt es deutlich: Urlaub ist im laufenden Kalenderjahr zu nehmen. Wie bei fast allen Gesetzen gibt es auch hier einige Ausnahmen. Der Mitarbeiter konnte seinen Jahresurlaub aus Krankheitsgründen nicht nehmen oder Ihr Unternehmen war auf die Mitarbeit jedes einzelnen angewiesen und konnte den Urlaub nicht vollständig gewähren.

Auch Covid-19 hat vielen urlaubsreifen Arbeitnehmern einen dicken Strich durch ihre jährlichen Urlaubspläne gemacht. Lesen Sie nachfolgend, welche Regeln hinsichtlich des Resturlaubs Ihrer Mitarbeiter zu beachten sind und wie Sie eine Urlaubsrückstellung richtig buchen.

Rückstellung bei Resturlaub

Bleiben am Jahresende einige Tage oder sogar Wochen des Jahresurlaubs übrig, muss der Arbeitnehmer seinen Resturlaub bis zum 31. März des Folgejahres genommen haben, ansonsten verfällt der Anspruch. Stehen dem Mitarbeiter zu Jahresbeginn noch Urlaubstage zu, muss der Arbeitgeber in der Unternehmensbilanz eine sogenannte Urlaubsrückstellung bilden. Dies bedeutet, dass der Unternehmer im Hinblick auf noch zu gewährenden, bezahlten Urlaub seines Mitarbeiters eine finanzielle Rückstellung bilden muss.

Rückstellungen sind in § 249 des Handelsgesetzbuchs (HGB) geregelt. Im HGB wird nicht ausdrücklich auf noch zu vergütende Urlaubstage hingewiesen. Vielmehr können Rückstellungen auch andere Bereiche des Finanzwesens betreffen, beispielsweise Steuerrückstellungen, Rentenrückstellungen, Rückstellungen für zu erwartende Verbindlichkeiten oder Garantierückstellungen.

Berechnung der Urlaubsrückstellung

Im Gegensatz zu anderen Rückstellungen, bei denen die exakte Höhe noch nicht bekannt ist, kann eine Urlaubsrückstellung zum Jahreswechsel genau berechnet werden. Die noch nicht beanspruchten Tage des Mitarbeiters werden ins Folgejahr übertragen und der rückzustellende Betrag wird anhand seines Gehalts errechnet.

Zur Berechnung der Rückstellung ist das maßgebliche Urlaubsentgelt durch die Zahl der anzusetzenden Arbeitstage zu dividieren. Das Ergebnis multiplizieren Sie mit der Zahl der Resturlaubstage. Die Restlaufzeit der Urlaubsrückstellung beträgt gewöhnlich weniger als 12 Monate. Für die Ermittlung der Urlaubsrückstellung tritt anstelle des Urlaubsbeginns der Bilanzstichtag. Für die Berechnung der Urlaubsrückstellung sind demnach grundsätzlich die Verhältnisse des Zeitraums vom 1. Oktober bis 31. Dezember maßgeblich.

Die Urlaubsrückstellung kann auf zwei Arten berechnet werden: Individualberechnung (eher für kleine Untzernehmen) oder Durchschnittsberechnung (für große Betriebe mit vielen Mitarbeitern). Hat sich ein Unternehmen für eine der beiden Methoden entschieden, so ist diese auch in den Folgejahren anzuwenden.

Zur Berechnung der Urlaubsrückstellung sind für die Steuerbilanz einige Daten notwendig:

• Jahresgehalt (Brutto)
• Weihnachtsgeld
• Urlaubsgeld
• AG-Anteile zur Sozialversicherung
• Beiträge zur Berufsgenossenschaft

Individualberechnung am Beispiel

Eine Individualberechnung könnte beispielsweise so aussehen:

Bruttogehalt: € 36.000
Weihnachtsgeld: € 1.000
AG-Anteil SV: € 4.000
Maßgebl. Url.-entgelt: € 41.000

Mit diesem Betrag lässt sich nun mit der oben genannten Formel die Urlaubsrückstellung berechnen.

Urlaubsrückstellung bei negativem Urlaub

Hat ein Arbeitnehmer im Einverständnis mit seinem Arbeitgeber mehr Urlaubstage genommen als ihm im laufenden Kalenderjahr zustanden, spricht man von Negativurlaub. Die zu viel genommenen Tage werden dem Mitarbeiter vom künftigen Urlaubsanspruch abgezogen und der Betrag für die Negativtage wird entsprechend bilanziert.

Urlaubsrückstellung 2022

Mit der Neuregelung der Arbeitszeiterfassung sind sämtliche Arbeitsstunden, Überstunden, Urlaubstage und Fehlzeiten Ihrer Mitarbeiter vollständig zu erfassen.