Ihr ultima­ti­ver Leitfa­den, zum Erstel­len einer effek­ti­ven Spesen­richt­li­nie

Verfügt Ihre Organisation über eine Spesenrichtlinie? Ist es leicht zu verstehen? Wenn nicht, keine Sorge. Wir haben einige Hinweise, die Ihnen den Einstieg in die Erstellung einer umfassenden und dennoch einfach zu befolgenden Reise- und Spesenrichtlinie erleichtern sollen.

Eine schriftliche Spesenrichtlinie des Unternehmens ist für jede Organisation einer bestimmten Größe von entscheidender Bedeutung. In diesem Artikel erklären wir, warum das so ist und was in einer effektiven T&E-Richtlinie enthalten sein sollte.

Was ist eine Spesen- und Reisekostenrichtlinie?

Eine Spesenrichtlinie ist ein formelles Dokument, das die Gebote und Verbote in Bezug auf Geschäftsausgaben auflistet – Ausgaben, die Mitarbeitern im Namen des Unternehmens entstehen.

Mitarbeiterausgaben wie Geschäftsessen, Dienstreisen, Heimarbeitsgeräte und vieles mehr, machen einen erheblichen Teil der Gesamtkosten eines Unternehmens aus (manchmal bis zu 10 % des Gesamtumsatzes). Daher ist es nur logisch, dass mit dem Wachstum Ihres Unternehmens auch der Bedarf an einer Spesenrichtlinie wächst, um sicherzustellen, dass Sie die Kontrolle über die Kosten behalten.

Wichtige Elemente für eine effektive Spesen- und Reisekostenrichtlinie

Obwohl keine zwei Reise- oder Spesenrichtlinien für Unternehmen jemals genau gleich sein werden, sind hier einige allgemeine Grundsätze, die Sie beachten sollten:

1. Erstellen Sie klare Kategorien und Budgets. Mitarbeiter müssen genau wissen, wie viel für jede Kategorie erlaubt ist. Wie viel darf ein Geschäftsessen mit einem Interessenten kosten? Was ist der maximal erlaubte Betrag für einen Hotelaufenthalt? Ist es erlaubt, einen Kunden ins Theater oder zu einer Sportveranstaltung mitzunehmen? Sei vernünftig. Konsistenz ist hier wichtig. Versuchen Sie, keine Ausnahmen zuzulassen und behandeln Sie Ihre Mitarbeiter nicht zu unterschiedlich. Der Zweck einer Unternehmensausgabenrichtlinie besteht darin, objektiv und fair zu sein und Ihnen gleichzeitig die Kontrolle über Ihre Ausgaben zu geben.
2. Halte es einfach. Halte es einfach. Das ist kein Tippfehler, das steht hier zweimal drin, weil dieses Schlüsselprinzip sehr oft über den Haufen geworfen wird. Denken Sie daran: Niemand wird eine 10-seitige T&E-Richtlinie lesen, geschweige denn sich daran erinnern. Idealerweise sollte die Kürze und Klarheit Ihrer Reise- und Spesenrichtlinie es Ihren Mitarbeitern ermöglichen, ihre eigenen Fragen zu beantworten.
3. Überprüfen Sie es regelmäßig. Wie bei den meisten Geschäftsprozessen ist eine Spesenrichtlinie eines Unternehmens effektiver, wenn sie mit Regeln und allgemeinen Praktiken gepflegt und aktualisiert wird. Und dies geschieht am ehesten, wenn eine bestimmte Person dafür verantwortlich ist, sie zu aktualisieren, aber auch sicherzustellen, dass sie geteilt, verstanden und angemessen verwendet wird.
4. Kennen Sie die Regeln und Vorschriften. Dies ist selbstverständlich, aber stellen Sie sicher, dass Ihre Richtlinien mit den Regeln und Vorschriften Ihres Landes in Bezug auf die Verwaltung von Mitarbeiterausgaben übereinstimmen.

Dies sind nur einige wichtige Richtlinien, die Sie beachten sollten. Aber was ist mit den Einzelheiten: Was sind Best Practices für Spesenrichtlinien?

Was sollte in eine Spesen- und Reisekostenrichtlinie?

Das Ziel der Reise- und Spesenrichtlinie

Transparenz schafft Wohlwollen. Erklären Sie kurz, warum es diese Regeln gibt und was die zugrunde liegende Motivation ist. So wissen beide Parteien, woran sie sind.

Allgemeine Regeln für Betriebsausgaben

Es kann für Sie und Ihre Mitarbeiter hilfreich sein, ihnen den allgemeinen Arbeitsablauf, den Genehmigungsprozess und die Grundregeln in Bezug auf Mitarbeiterausgaben zu erklären.

Zum Beispiel, dass Firmenausgaben nur im geschäftlichen Kontext anfallen können und grundsätzlich nicht am Wochenende anfallen können. Die Frist für die Einreichung von Ausgaben und die Vorlage von Belegen sollte ebenfalls erwähnt werden. Dadurch soll vermieden werden, dass Ausgaben nach Ablauf des nützlichen Zeitrahmens für die MwSt.-Erklärung und -Rückerstattung eingereicht werden.

Budgets und Regeln für jede Ausgabenkategorie oder Kostenposition

Zu Beginn empfehlen wir Ihnen, die Person zu bestimmen, die für die Festlegung und Verwaltung des Budgets für jedes Team oder jede Art von Ausgaben verantwortlich ist. So wissen die Mitarbeiter, an wen sie sich bei Fragen oder Zweifeln wenden können.

Idealerweise sollte Ihre Unternehmensausgabenrichtlinie spezifische Budgets für jede Art von Ausgaben enthalten: Ausrüstung für das Heimbüro, Transport, Unterkunft, Mahlzeiten, Büroausgaben und so weiter. Möglicherweise ist es Ihnen jedoch nicht möglich, eine so klare Liste zu erstellen, da die Budgets je nach Saison, Bedarf und strategischen Prioritäten schwanken können.

Hier sind einige Beispiele für Regeln pro Kostenposition, die für Sie funktionieren oder als Grundlage dienen könnten.

Homeoffice

• Ein Budget von bis zu 500 Euro pro Jahr zur Verbesserung der Ergonomie oder Ausstattung des Homeoffice.
• Ein Budget von bis zu 100 Euro pro Jahr für Pflanzen, die das Home Office verschönern und die Luftqualität verbessern.
• Minimale oder automatisierte Genehmigung für Homeoffice-Aufwendungen unter 50 Euro.

Transport

• Automatische Genehmigung von Kilometerkosten unter EUR 100/Monat.
• Ausgaben von maximal 35 EUR pro Mitfahrgelegenheit. Jeder Überschuss wird automatisch abgelehnt.
• Keine Erstattung von Bußgeldern.
• Parkgebühren können nur mit Zahlungsnachweis erstattet werden.

Übernachtung

• Der Zimmerservice wird niemals erstattet, außer im Fall einer obligatorischen Quarantäne aus geschäftlichen Gründen.
• Ein Höchstbetrag pro Land/Großstadt und Mitarbeitertitel (falls zutreffend) für Übernachtungen.
• Bei Dienstreisen ab 5 Werktagen kann der Wäscheservice erstattet werden.

Mahlzeiten

• Bei der Spesenabrechnung sind alle Teilnehmer aufzuführen.
• Ein Höchstbetrag pro Mahlzeit (Frühstück, Mittagessen, Abendessen) pro Reiseziel – z. 25 EUR für das Mittagessen in den Niederlanden, 30 EUR in London.
• Ein etwaiger Überschuss wird nicht erstattet.

Ein Erstattungszeitplan

Arbeitnehmer haben Anspruch auf Erstattung der Auslagen, die ihnen im Auftrag ihres Arbeitgebers im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit entstehen. Transparenz wird auch in diesem Bereich nur mehr Wohlwollen schaffen.

Was ist die maximale Bearbeitungszeit? Können Arbeitnehmer eine teilweise Erstattung anfechten? In welchem Zeitraum?

Stellen Sie sicher, dass Sie diese Fragen beantworten – und bleiben Sie bei dem, was Sie gesagt haben, oder riskieren Sie, Ihre Mitarbeiter zu verärgern.

Zulässige Zahlungsmethoden

Auch die Art und Weise, wie Ihre Mitarbeiter die Geschäftsausgaben bezahlen, spielt eine Rolle. Ihre Reise- und Spesenrichtlinie sollte zulässige Zahlungsmethoden widerspiegeln und klarstellen. Zum Beispiel:

• Online-Zahlungen. Immer mehr Ausgaben werden online und oft als wiederkehrendes Abonnement bezahlt. Denken Sie an Verwaltungstools, ein Abonnement für eine E-Learning-Plattform, ein Marketingtool und so weiter. Jeder dieser Online-Einkäufe hat seine eigene Dauer und Zahlungsfrist. Mitarbeiter müssen wissen, ob und wie sie diese Ausgabenentscheidungen treffen können und wie sie dafür bezahlen.
• Vorauszahlungen. Unternehmen gewähren ihren Mitarbeitern manchmal einen Vorschuss für teure Anschaffungen wie Auslandsreisen. Wie funktioniert das in Ihrem Unternehmen? Welche Kostenarten und -beträge können zu einem Vorschuss führen? Was passiert, wenn der Mitarbeiter zwischenzeitlich kündigt? All diese Fragen und mehr müssen klar und prägnant beantwortet werden.
• Zahlungen mit Firmenkarte. Wer hat eine Firmenkreditkarte? Was kann mit der Kreditkarte gekauft werden? Wer haftet, wenn etwas schief geht? Diese Probleme müssen gelöst werden, bevor sie auftreten.

Zusammenfassung

Jede Organisation hat ihre eigene Kultur und Vorgehensweise im Umgang mit Spesen- und Reisekostenmanagement. Es ist wichtig, dass Ihre Spesenrichtlinie dies berücksichtigt und Erstattungsprozesse, die für Sie funktionieren, in schriftlicher Form offiziell festlegt. Eine klare Richtlinie erleichtert auch die spätere Implementierung von Spesenabrechnungssoftware, die die Einhaltung der Richtlinien für Sie und Ihre Mitarbeiter automatisiert.

Gleichzeitig ist das Schreiben oder Überarbeiten Ihrer Reise- und Spesenrichtlinie auch eine Zeit zum Nachdenken – es gibt immer Raum für Verbesserungen. Wenn Sie Ihre Police einheitlich schreiben und überprüfen, können Sie ein logisches und kohärentes System entwickeln, das für Sie, Ihre Mitarbeiter und Ihre Finanzabteilung funktioniert.