Trends im Ausga­ben­ga­ben­ma­nage­ment

Trotz des starken sozialen und technologischen Wandels in den letzten Jahren weisen die Reise- und Ausgabekomponenten in den Budgets der meisten Unternehmen keine Anzeichen für einen Rückgang auf. Die Geschäftsreisebranche weist ein stetiges Wachstum auf, das unter anderem auch durch eine verstärkt internationale Ausrichtung von kleinen und mittelständigen Unternehmen angetrieben wird.

Trotz der vermehrten Nutzung von Videokonferenzen wird erwartet, dass die globale Geschäftsreisebranche mit einer CAGR von 4,1 % wächst und bis zum Jahr 2023 1,657 Milliarden US-Dollar erreicht. Ein Anstieg der Ausgaben in diesem Ausmaß ist ein klares Indiz dafür, dass sich Mitarbeiter im Finanzmanagement des Unternehmens mit den Trends und Entwicklungen in der Branche befassen sollten, um Einsparpotential aufdecken und wahrnehmen zu können.

Lassen Sie uns deshalb die drei wichtigsten Trends im Ausgabenmanagement betrachten und Wege identifizieren, wie Sie die Mitarbeiterausgaben und Reisekosten Ihres Unternehmens am besten steuern können.

1. Die Arbeitswelt verändert sich

Bei der Verwaltung Ihrer Reisekosten-Software sollten Sie die schnellen Veränderungen in der globalen Arbeitswelt berücksichtigen. Millennials und die Generation Z nehmen hier oft eine Vorreiterrolle ein. Technisch versierte Mitarbeiter dieser Generationen sind meist offen für oder fordern gar neue, digitale Arbeitsformen. Damit tragen diese Mitarbeiter insbesondere dazu bei, den Übergang zu digitalen, mobilen Arbeitssystemen voranzutreiben, aber auch zu einem Anstieg an flexiblen Zeitarbeitskräften und der damit verbundenen "flexiblen" Wirtschaft.

Die Bedeutung einer vorrangig mobil agierenden, technisch versierten Belegschaft ist klar. Mitarbeiter haben deutlich gestiegene Ansprüche an die Technologie zur Verwaltung von Reisekosten- und Spesenabrechnungen. Verbrauchersoftware, die im Alltag verwendet wird, ist heute so fortschrittlich und benutzerfreundlich, dass Mitarbeiter langsame, unhandliche Softwaresysteme bei der Arbeit nicht mehr akzeptieren. Deshalb muss ein Unternehmen sicherstellen, dass Systeme und Prozesse den Mitarbeitern ermöglichen, ihre Spesenabrechnungen auch unterwegs problemlos zu bearbeiten. Von den Angestellten zu erwarten, dass diese mit ihrer Reisekostenabrechnung warten, bis sie das nächste Mal an ihrem Schreibtisch sitzen, reicht schlichtweg nicht mehr.

Zudem ist es mit dem Anstieg von selbstständig arbeitenden Freelancern, die für mehr als einen Arbeitgeber tätig sind, wichtig, dass Expense Management Systeme flexibel genug sind, auch die Nutzung durch vorübergehend Beschäftigte zu bewältigen. Aus diesem Grund ist es wichtig, neue Technologien auszuprobieren, um Prozesse zu verbessern und Ausgaben zu senken. Eine Option, das Ausgabenmanagement in die digitale Welt zu überführen, ist Mobilexpense. Weitere ergänzende Dienste, wie Rocketrip, ermöglichen es Mitarbeitern beispielsweise bei Buchungen Kosten zu sparen, indem sie Mitarbeiter mit einem Teil der Einsparungen belohnen.

Erkunden Sie Ihre Optionen zum Thema digitale Tools und Software. Digitalisierung bietet die Chance, auf der einen Seite Ihre Mitarbeiter zu beeindrucken und gleichzeitig die Effizienz im Unternehmen zu steigern.

2. Gestiegene Ansprüche bei Managern

Nicht nur Mitarbeiter sind anspruchsvoller geworden. Auch Unternehmensmanager haben heute wesentlich höhere Anforderungen an ein optimiertes Reporting, Kontrolle von Richtlinien und Management Erkenntnisse. Und das macht auch Sinn. In Folge des massiven Wachstums der Software as a Service (SaaS)-Branche wird fast jede weitere Branche durch den Einsatz von innovativen Technologien neu erfunden.

Manager können SaaS-Produkte nutzen, um in Echtzeit Berichte über die neuesten Verkaufszahlen, die Moral der Mitarbeiter, Statistiken zur Produktverteilung und viele weitere Statistiken zu erhalten - alles direkt und mobil auf dem Smartphone. Der Aufstieg von SaaS bedeutet somit, dass Ihr Managementteam bereits erwartet oder aber in naher Zukunft erwarten wird, dass auch die Abrechnung von Reisekosten digital, mobil und reibungslos funktioniert sowie Informationen jederzeit zur Verfügung stehen. Darüber hinaus wird erwartet, dass die Spesenabrechnung vollständig automatisiert abläuft und dadurch manuelle Eingaben, die die Auszahlungsprozesse verlangsamen, vermieden werden. Zudem sollen die Durchlaufzeiten im Spesenmanagement insgesamt kürzer werden.

3. Sicherheit

Obwohl nicht neu, ist das Thema Datenschutz und Online-Sicherheit nach wie vor ein großes Anliegen für viele Unternehmen, insbesondere mit der Einführung der GDPR-Vorschriften der EU und Datenverletzungen, die regelmäßig in den Nachrichten gemeldet werden.

Entsprechend ist zu erwarten, dass Datensicherheit auch für das digitale Spesen- und Reisekostenmanagement eine entscheidende Rolle spielt - insbesondere, wenn beispielsweise häufige Zusatzoptionen, wie das Hinzufügen von digitalen Kreditkarten, genutzt werden sollen, die in Zukunft zunehmend an Popularität gewinnen werden. Ihr Managementteam und Ihre Mitarbeiter werden sich weiterhin um den Datenschutz sorgen. Deshalb sollten alle Änderungen, die Sie vornehmen, sorgfältig geplant und mit vollem Herstellersupport durchgeführt werden.