Wann sind Spesen steuer­frei?

Neben dem normalen Gehalt erhalten Mitarbeiter ihre auf Dienstreisen entstandenen Mehraufwendungen für Verpflegung und Unterkunft sowie andere Ausgaben (Parktickets, Tankrechnungen, Eintrittskarten) erstattet. Wer erstattet diese Kosten?

Zunächst muss zwischen tatsächlichen und pauschalen Aufwendungen unterschieden werden. Die tatsächlichen Aufwendungen, die der Mitarbeiter anhand von Belegen einreicht, werden vom Arbeitgeber erstattet. Auch Übernachtungskosten oder Mahlzeiten können anhand von Hotelrechnungen oder Restaurantrechnungen zurückgefordert werden.

Viele Arbeitgeber entscheiden sich für die Zahlung von Reisekostenpauschalen, um nicht jeden Beleg und jede Rechnung auf den Cent genau und einzeln erstatten zu müssen. Pauschalen können für Verpflegung und Übernachtung gezahlt werden und sind bis zu einer bestimmten Höhe steuerfrei.

BMF Tabelle für aktuelle Spesensätze

Alle Höchstwerte der täglichen Spesensätze sind in der Tabelle des Bundesfinanzministeriums der Finanzen (BMF) aufgeführt, die insgesamt 180 Länder umfasst. Bis zu diesen Höchstwerten sind Spesen steuerfrei. Zahlt ein Arbeitgeber darüber hinaus weitere Verpflegungszuschüsse, müssen diese versteuert werden.

Steuerfreie Spesen im Inland

Für auswärtige Verpflegung und Übernachtung hat jeder Reisende, der seinem Heimatort mehr als 8 bzw. 24 Stunden fernbleibt, einen Anspruch auf einen Pauschbetrag für seine Verpflegung. Dieser steht ihm netto zur freien Verfügung. Der Arbeitnehmer darf selbst entscheiden, ob und wie er dieses Geld verwendet. Bei einer Abwesenheit von 8-24 Stunden steht dem Reisenden in Deutschland die kleine Pauschale von € 14 für die Verpflegung zu. Beträgt die Abwesenheit mehr als 24 Stunden, erhöht sich der Betrag auf € 28 (große Pauschale).

Steuerfreie Spesen im Ausland

Sämtliche Pauschalen für Verpflegung im Ausland sind ebenfalls der stets aktuellen Tabelle des BMF zu entnehmen. Ist ein Land in dieser Tabelle nicht enthalten, wird die Pauschale für Luxemburg angewendet. Für An- und Abreisetage wird die kleine Pauschale des entsprechenden Landes angesetzt.

Für An- und Abreisetage wird die kleine Pauschale angesetzt. Sind Länder mit abweichenden Spesensätzen betroffen, darf der höhere Betrag berechnet werden.

Mehr zum Thema Spesen finden Sie in unserem ausführlichen Artikel Spesen Grundwissen.

Zeitliche Begrenzung für steuerfreie Spesen

Die Höchstgrenze für die Zahlung der steuerfreien Spesen beträgt drei Monate. Diese Regelung ist in § 9 Abs. 4a Satz 6 des EStG verankert und gilt sowohl für angestellte Reisende als auch für selbständige Unternehmer. Bleibt der Mitarbeiter länger als drei Monate an einem auswärtigen Ort, werden andere gesetzliche Regelungen angewendet. Dies gilt sowohl für Aufenthalte an einem festen als auch für den Verbleib an unterschiedlichen Orten. Ausgenommen von dieser Regelung sind nur Einsätze auf mobilen Einrichtungen wie beispielsweise Flugzeugen, Schiffen und Fahrzeugen.

Spesen mit Mobilexpense berechnen

Um eine mögliche Fehlberechnung, die vom Finanzamt im ungünstigen Fall als illegale Bereicherung angesehen wird, zu vermeiden und Ihnen Zeit und Kosten zu ersparen, bietet Mobilexpense die intuitive Reisekosten App an. Sie geben lediglich die variablen Daten der Reise ein, den Rest erledigt die App für Sie. Die Werte der Spesensätze sind in der App nach den Vorgaben des BMF immer auf dem neuesten Stand. Sie können aber auch eigene Werte in Ihrem System hinterlegen und die App mit diesen arbeiten lassen.