Reise­kos­ten­er­stat­tung: Anspruch und Metho­den

Reisekosten fallen bei jeder dienstlich veranlassten Fahrt an. Egal, ob es sich um eine Tagestour oder eine mehrtägige Geschäftsreise handelt, ein reisender Mitarbeiter hat fast immer Ausgaben für Verpflegung und eventuell Unterkunft und des Weiteren für Tank- und Parkquittungen zu verzeichnen. Diese Reisekosten können dem Mitarbeiter entweder gemäß eingereichter Belege exakt oder anhand von Pauschalen erstattet werden.

Wie werden Reisekosten erstattet?

Grundsätzlich hat jeder Mitarbeiter das Recht auf die Erstattung seiner Reisekosten. Dazu gehören Erstattungen für die auswärtige Verpflegung, Übernachtungskosten im In- und Ausland, Fahrtkosten und alle mit der Dienstreise in unmittelbarem Zusammenhang stehenden Reisenebenkosten. Aufwendungen für Verpflegung und Unterkunft werden meistens mit den aktuellen Pauschalwerten, die jährlich vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) für 180 Länder herausgegeben werden, abgegolten. Fahrtkosten werden entweder anhand der Daten eines ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuchs oder mittels Pauschalen erstattet.

1. Erstattung tatsächlicher Kosten

Bei den Reisekosten wird zwischen einer Erstattung für tatsächlich angefallene Ausgaben und pauschal zur Verfügung gestellten Beträgen unterschieden. Eine tatsächliche Erstattung der Reisekosten bei Dienstreisen bedeutet, dass der Arbeitnehmer anhand von Belegen (Bus- und Bahntickets, Tankquittungen) die exakten Ausgaben vom Arbeitgeber erstattet bekommt. Diese Pflicht des Arbeitgebers zur Auslagenerstattung ist in § 670 des Bürgerlichen Gesetzbuchs festgelegt: “Macht der Beauftragte zum Zwecke der Ausführung des Auftrags Aufwendungen, die er den Umständen nach für erforderlich halten darf, so ist der Auftraggeber zum Ersatz verpflichtet.”

Natürlich ist kein Mitarbeiter verpflichtet, seinen Anspruch gegenüber seinem Arbeitgeber geltend zu machen. Des Weiteren sollte bereits im Arbeitsvertrag explizit festgelegt werden, welche Kosten ggf. vom Betrieb erstattet werden und welche der Mitarbeiter erst bei Erstellung seiner Einkommensteuererklärung geltend machen kann.

2. Erstattung mittels Pauschalen

Die Zahlung der Reisekostenpauschalen ist eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers, die dem Mitarbeiter netto zur freien Verfügung steht. Ein Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, seinem Mitarbeiter vor oder nach der Dienstreise Geld für Verpflegung und/oder Übernachtung zur Verfügung zu stellen. Da ein Arbeitnehmer aber grundsätzlich das Recht auf Reisekostenerstattung hat, kann er diese bei seiner jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen. Hier gilt ein Freibetrag von € 1.000.

Ebenso sind Reisenebenkosten bei der Steuererklärung absetzbar, wenn der Mitarbeiter diese nicht bereits von seinem Betrieb erstattet bekommen hat. Hat der Arbeitgeber bereits einen Teil der Auslagen ersetzt, ist es wichtig, nur noch den nicht vergüteten Teil zur Erstattung anzumelden, um nicht in den Verdacht des Betrugs zu kommen.

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