Dienst­rei­sen und Buchhal­tung: So buchen Sie Reise­kos­ten richtig

Dienstreisen gibt es in den verschiedensten Varianten. Besucht ein Mitarbeiter aus Köln beispielsweise einen Geschäftspartner in Düsseldorf und kehrt nach einem kurzen Meeting zu seinem festen Arbeitsplatz zurück, ist dies eine dienstlich veranlasste Fahrt und damit eine Dienstreise. Andere Dienstreisen erstrecken sich über mehrere Tage oder sogar Wochen, manche entsenden den Reisenden zudem ins Ausland. Manchmal wird ein Geschäftswagen für die Reise zur Verfügung gestellt, in anderen Fällen nutzt der Reisende sein eigenes Fahrzeug oder öffentliche Verkehrsmittel. Viele Möglichkeiten also - wie werden diese Posten richtig gebucht und versteuert?

Richtiges Buchen und Versteuern von Reisekosten

Ist ein Arbeitnehmer mehr als acht Stunden von seinem Wohnort abwesend, entstehen gewöhnlich Aufwendungen für das leibliche Wohl, falls der Reisende keine Verpflegung von zu Hause mitführt. Diese Verpflegungskosten werden mit der Verpflegungspauschale abgegolten. Die kleine Pauschale (€ 14) gilt bei einer Abwesenheit von 8 bis 24 Stunden und die große Pauschale (€ 28) bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden. Erstreckt sich eine Dienstreise über mehrere Tage, fallen beispielsweise Übernachtungskosten an. Der Arbeitnehmer kann hier die sogenannte Übernachtungspauschale geltend machen. Diese beträgt im Inland zur Zeit € 20. Doch wie werden Reisekostenerstattungen und -pauschalen im Unternehmen gebucht und welche Steuern fallen an?

1. Übernachtungspauschalen

Die Übernachtungskosten eines Mitarbeiters darf der Arbeitgeber in tatsächlich entstandener Höhe absetzen. Das sind Kosten, die er als Betriebsausgaben gewinnmindernd buchen kann. Hier gibt es keinen Maximalbetrag. Diese Buchung wird auf dem Konto Arbeitnehmer-Reisekosten Übernachtungsaufwand vorgenommen, mit der entsprechenenden Gegenbuchung. Zahlt der Arbeitgeber (freiwillig) die für das jeweilige Land geltenden Übernachtungspauschalen und die tatsächlichen Übernachtungskosten liegen über diesem Wert, bekommt der Mitarbeiter die Differenz entweder auf freiwilliger Basis von seinem Arbeitgeber erstattet oder er macht sie bei seiner Einkommensteuererklärung geltend.

2. Verpflegungspauschalen

Aufwendungen für die Verpflegung seines Mitarbeiters in Form der Verpflegungspauschale kann der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter bar oder unbar zahlen. Die Aufwendungen für Verpflegung sind nur bis zur Höhe der aktuellen Höhe der Verpflegungspauschale steuerfrei. Sind die tatsächlichen Aufwendungen höher, steht es dem Arbeitgeber frei, diese zu erstatten, er muss jedoch den über dem Spesensatz liegenden Betrag versteuern. Für den Mitarbeiter gilt dies ebenso. Erhält er beispielsweise 50% mehr Spesen als es der Höchstwert in der Tabelle des BMF vorsieht, wird dieser Teil als normales Einkommen angesehen und ist somit steuerpflichtig.

Bei einer Abwesenheit von 8 bis 24 Stunden beträgt die Verpflegungspauschale für Deutschland € 12, ist der Mitarbeiter mehr als 24 Stunden seinem Wohnort fern, beträgt die steuerfreie Verpflegungspauschale € 24. Ist beispielsweise ein Frühstück im Übernachtungspreis enthalten, kürzt der Arbeitgeber die Pauschale um 20%, bei einem Mittag- oder Abendessen, das von einem Dritten bezahlt wird, wird die Tagespauschale um 40% gekürzt.

3. Reisenebenkosten

Auf einer Dienstreise fallen nicht nur Kosten für Verpflegung und Unterkunft an. Auch Reisenebenkosten wie beispielsweise Parktickets, Eintrittskarten, Teilnahmegebühren für Seminare oder Schulungen usw. wollen korrekt gebucht werden. Dazu kommen Benzinkosten und Kilometergeld bei Nutzung eines Dienstwagens oder eines privaten Fahrzeugs, Maut- und Tunnelgebühren usw.. Bei einem einzelnen Reisenden, der kurze Dienstreisen im Inland unternimmt, ist das Ganze noch recht übersichtlich. Handelt es sich jedoch um viele reisende Mitarbeiter, die mit unterschiedlichen Verkehrsmitteln in verschiedene Länder und Zeitzonen reisen, stellt die Erstellung einer ordnungsgemäßen Reisekostenabrechnung eine anspruchsvolle und zeitaufwändige Arbeit dar.

Mobilexpense im Reisekostenmanagement

Die Mobilexpense App ist eine innovative Software Lösung, um sämtliche Reisekosten einfach und gesetzeskonform zu verbuchen. In der App sind die aktuellen Werte des BMF und, nach einmaliger Erfassung, die Stammdaten Ihres Reisenden gespeichert. Geben Sie nur noch die Daten der jeweiligen Dienstreise (Reisedauer, Reiseziel, benutztes Verkehrsmittel usw.) ein, die Berechnung übernimmt die App für Sie. Natürlich können Sie auch eigene Raten in Ihrem System hinterlegen und die App mit diesen arbeiten lassen. Eine gesetzeskonforme Reisekostenabrechnung mit wenigen Klicks - probieren Sie es jetzt 30 Tage kostenlos aus!