Wie Arbeit­neh­mer Reise­kos­ten als Werbungs­kos­ten geltend machen

Alle Jahre wieder… muss eine Steuererklärung ausgefüllt werden. Obgleich jedem Dienstreisenden die Erstattung von Reisekosten zusteht, ist der Arbeitgeber nicht zur Zahlung von Reisekostenpauschalen verpflichtet. Zahlt der Arbeitgeber keine Reisekostenpauschalen, kann ein Arbeitnehmer diese als Werbungskosten über die Steuererklärung geltend machen. Wir erklären Ihnen, wie Sie dabei vorgehen.

Was sind Werbungskosten?

Werbungskosten sind Ausgaben, die zur Ausübung der beruflichen Tätigkeit erforderlich sind. Zu den Werbungskosten gehören beispielsweise sämtliche Reisekosten und Aufwendungen für Arbeitsmittel und Arbeitskleidung. Diese Ausgaben darf jeder nichtselbständige Arbeitnehmer steuermindernd geltend machen. Teilweise muss er diese Ausgaben belegen, teilweise gelten Werbungskostenpauschalen. Nachfolgend werden die verschiedenen Werbungskosten anhand von Beispielen näher erläutert.

Anspruch auf die Werbungskostenpauschale

Nicht jeder Mitarbeiter bekommt seine Mehraufwendungen für Dienstreisen oder Arbeitsmittel von seinem Arbeitgeber erstattet. Der Arbeitgeber ist zur Zahlung von Verpflegungspauschalen, Übernachtungspauschalen und zur Fahrtkostenerstattung für Fahrten von und zur Arbeitsstätte nicht gesetzlich verpflichtet. Erhält der Reisende keine Erstattung seitens des Arbeitgebers, kann er seine Mehraufwendungen für Verpflegung, Unterkunft und Transport als Werbungskosten in seiner Einkommensteuererklärung geltend machen. Es gilt ein jährlicher Freibetrag von € 1.000. Das bedeutet, dass bei Ausgaben unter € 1.000 automatisch dieser Betrag angerechnet wird.

Anlage N

Die Anlage N zur Einkommensteuererklärung umfasst 3 Seiten. Seite 1 befasst sich mit den Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit, auf Seite 2 werden die Werbungskosten (Zeilen 31-57) eingetragen und auf Seite 3 die Mehraufwendungen bei doppelter Haushaltsführung.

Berechnung der Werbungskosten

Seit 2014 gilt ein neues Reisekostenrecht für die Steuererklärung. Hat ein Arbeitnehmer mehrere Arbeitsstätten, muss er einen Einsatzort als “erste Arbeitsstätte” definieren. Für diese darf nur die einfache Entfernung geltend gemacht werden. Für jeden weiteren Tätigkeitsort darf die Entfernungspauschale ab dem ersten gefahrenen Kilometer berechnet werden; diese Fahrten gelten als Dienstreise.

Werbungskostenpauschalen am Beispiel

Schon bei einem Arbeitsweg ab 15 km lohnt es sich, die Fahrtkosten für den täglichen Weg zur Arbeitsstätte als Werbungskosten anzugeben. Die Fahrtkosten werden in die Zeilen 31-39 der Anlage N eingetragen. Beispiel: Ein Mitarbeiter fährt an 250 Tagen 15 km zum Betrieb. Benutzt er seinen PKW, darf er pro Kilometer für die einfache Entfernung € 0,30 ansetzen. Eine Berechnung seiner Fahrtkosten sieht dann so aus:

250 Tage x 15 km x € 0,30 = € 1.125

NEU: Die Pauschale bis zum 20. Kilometer bleibt unverändert; ab dem 21. Kilometer erhöht sich der Wert auf € 0,35. Dies gilt für 2021 bis 2023. Für die Jahre 2024 bis 2026 gilt eine Pauschale von € 0,38.

Bereits mit diesen Fahrtkosten wird die jährliche Freigrenze überschritten. Kommen noch weitere Ausgaben hinzu, lohnt es sich in jedem Fall, die Anlage N sorgfältig auszufüllen. War der Reisende an X Tagen mehr als 8 Stunden seinem Wohnort fern, darf er für diese Tage die “kleine Pauschale” von € 14/Tag für seine Verpflegung geltend machen. Betrug die Abwesenheit vom Wohnort mehr als 24 Stunden, dürfen € 28 Spesen/Tag als Werbungskosten eingetragen werden. Diese Werte gelten für Deutschland, für das Ausland sind andere Höchstwerte vorgesehen. Eine Berechnung der Spesen für Dienstreisen innerhalb Deutschlands sieht beispielsweise so aus:

50 Tage mit 8-24 Std Abwesenheit x € 14 = € 700
65 Tage mit > 24 Std Abwesenheit x € 28 = € 1.820

Mehrtägige Dienstreisen verlangen eine Unterkunft. Für Aufwendungen für seine nächtliche Behausung darf der Reisende die Übernachtungspauschale geltend machen. In Deutschland beträgt diese € 20. Für das Ausland gelten andere Höchstwerte. Diese sind in der Tabelle des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) nachzulesen, die insgesamt 180 Länder umfasst und jährlich aktualisiert wird. Lesen Sie hierzu gerne unsere Blogartikel über Reisekostenpauschalen mit genauen Erklärungen und Beispielrechnungen!

Für einen im Inland Reisenden könnte eine Berechnung der Übernachtungspauschalen für die Werbungskosten so aussehen:

30 Übernachtungen x € 20 = € 600.

Für Auslandsreisen werden entsprechend die Werte für die einzelnen Länder gemäß der BMF-Tabelle eingetragen. Alle Reisekosten sind in die Spalten 49-57 der Anlage N einzutragen.

Weitere Werbungskosten

Neben den Reisekosten sind auch die weiteren Aufwendungen eines Arbeitnehmers nicht zu verachten. Diese Ausgaben sind mit Belegen nachzuweisen, die jedoch nicht mehr als Anlage zur Steuererklärung eingereicht werden müssen. Dank der Neufassung der GoBD dürfen Belege in vielen Fällen digitalisiert und gespeichert werden, ohne das Original aufbewahren zu müssen. Wichtig ist lediglich, dass Arbeitnehmer und Steuerbehörde jederzeit Zugriff auf sämtliche Belege haben und diese nicht verfälscht oder ohne lückenlose Dokumentation verändert werden dürfen. Typische Werbungskosten eines nichtselbständigen Arbeitnehmers sind beispielsweise:

• Arbeitsmittel wie Computer, Drucker,...
• Arbeitsmittel wie Werkzeuge, Werkzeugkoffer,...
• Berufskleidung (hier gibt es besondere Bestimmungen und Grenzen)
• Kosten für die Steuerberatung
• Kontoführungsgebühren
• Bewerbungskosten
• Umzugskosten (berufsbedingt)
• Versicherungen für beruflich bedingte Absicherungen
• Fachliteratur

Diese Werbungskosten werden in die Zeilen 41-42 der Anlage N eingetragen. Reicht der Platz nicht aus, werden eigene Anlagen zugefügt. Belege (in Papierform und/oder digital) sind sorgfältig aufzubewahren!

Mobilexpense Reisekosten App

Mobilexpense berechnet sämtliche Reisekosten im Handumdrehen in nur einer App, immer mit den aktuellen Werten des BMF. Möchten Sie auf Dienstreisen Ihre Belege sofort mobil scannen und im System speichern? Mobilexpense ermöglicht Ihnen das mobile Scannen aller Belege in Echtzeit, ohne Verzögerung und ohne Internetverbindung. Die Mobilexpense App arbeitet mit der sogenannten ‘Realtime OCR’ (Datenerkennung in Echtzeit). Sprechen Sie mit Ihrem Unternehmen über die Nutzung einer Software-Lösung im Reisekostenmanagement: eine Win-Win Lösung für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Die intuitive App ist optimal für kleine, mittelständische und große Unternehmen. Dank zahlreichen nützlichen Funktionen verringert sich der Arbeitsaufwand im Reisekostenmanagement auf ein Minimum!