Reise­kos­ten 2022: Aktuel­les zu Spesen, Sachbe­zü­gen und Pauscha­len

2022 war für viele Unternehmer und Mitarbeiter erneut ein Jahr der Herausforderungen. Viele Betriebsabläufe mussten auf die nicht enden wollende Coronakrise angepasst werden und Mitarbeiter mussten oftmals mehr oder weniger freiwillig im Homeoffice arbeiten.

Dennoch begaben sich auch im vergangenen Jahr viele Mitarbeiter auf Dienstreisen und mussten regelmäßig ihre Reisekostenabrechnung erstellen.

Nachstehend erfahren Sie, was sich für 2023 hinsichtlich der Reisekostenpauschalen und der Sachbezugs-Höchstwerte ändert.

Dienstreisen sind auch in 2023 unverzichtbar

Viele Unternehmen können jedoch auch in 2023 nicht auf Dienstreisen verzichten. Nicht alle Verhandlungen können virtuell stattfinden. Neue Produkte müssen oftmals physisch präsentiert werden, um ihre Funktionsweise verstehen zu können und persönliche Gespräche sind zur Förderung des gegenseitigen Vertrauens noch stets von großer Bedeutung.

Dienstreisen sind unverzichtbar, jedoch mit nicht unerheblichen Kosten sowohl für den Arbeitgeber als auch für den reisenden Mitarbeiter verbunden. Oft sind nicht alle Termine und Fahrstrecken innerhalb eines Arbeitstages zu bewältigen. Der Reisende ist also gezwungen, auswärts zu nächtigen und sich zu ernähren, wenn er keine Brote von zu Hause mitgenommen hat. Zu diesem Zweck gibt es die Pauschbeträge für Mehraufwendungen für Verpflegung und Unterkunft.

Spesensätze 2023 für In- und Ausland

Die Reisekostenpauschalen, zu denen die Spesen gehören, werden jährlich vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) für Deutschland und das Ausland angepasst und zum Jahresende veröffentlicht. Die Liste des BMF umfasst 180 Länder. Die Werte für das Ausland wurden angepasst; die Inlandswerte bleiben gegenüber dem Vorjahr unverändert.

Anspruch und Freigrenze auf Reisekostenerstattung 2023

Reisekostenpauschalen stehen dem reisenden Mitarbeiter netto zur freien Verfügung. Zahlt der Arbeitgeber eine Verpflegungspauschale, entscheidet der Reisende selbst, ob er dieses Geld in Mahlzeiten in teuren Restaurants investiert oder sich günstig selbst versorgt, indem er sich zum Beispiel von zu Hause seine Verpflegung mitnimmt.

Ab einer Abwesenheit von 8 Stunden hat der Arbeitnehmer Anspruch auf eine Reisekostenpauschale. Der Arbeitgeber ist jedoch zur Zahlung nicht gesetzlich verpflichtet. Erhält der Mitarbeiter keine Spesen von seinem Betrieb, kann er seine Ausgaben bei der jährlichen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Hier gilt seit dem 1. Januar 2023 eine jährliche Freigrenze von € 1.230.

Kürzung der Spesen

Sachbezugswerte werden auch “geldwerter Vorteil” genannt. Wird dem Mitarbeiter kein Geld, sondern eine Mahlzeit oder eine Unterkunft zur Verfügung gestellt, sind diese Zuwendungen nur bis zur oben genannten Höchstgrenze steuerfrei. Reisekostenpauschalen stehen dem Reisenden grundsätzlich zur freien Verfügung. Ist bei einer Übernachtung aber das Frühstück im Hotelpreis inbegriffen, werden die Spesensätze für den betreffenden Tag um 20% gekürzt. Bezahlt ein Dritter das Mittag- oder Abendessen des Reisenden, werden 40% von der Tagespauschale abgezogen.

Sachbezugswerte Verpflegung & Unterkunft 2023

Eine erfreuliche Anpassung betrifft die Sachbezugswerte 2023 für Deutschland. Der monatliche Sachbezugswert für die Vollverpflegung wurde auf € 270 erhöht. Die einzelnen Höchstwerte betragen:

• Frühstück € 2,00
• Mittagessen: € 3,80
• Abendessen: € 3,80
• Vollverpflegung: €9,60

Der maximale monatliche Gesamtbetrag für die Unterkunft eines volljährigen Arbeitnehmers beträgt 2023 bundeseinheitlich € 265, der maximale Gesamtbetrag für die Verpflegung beläuft sich auf € 288 pro Monat.

Da die Berechnung häufig für mehrere Arbeitnehmer, volljährig und/oder minderjährig, für die Unterbringung in Hotels oder in einer Unterkunft des Arbeitgebers, durchgeführt werden muss, stehen Sie als Arbeitgeber vor der Herausforderung einer komplizierten und oft sehr umfangreichen Berechnung. Mit Hilfe der intuitiven Mobilexpense-App lassen sich alle Unterkunfts- und Verpflegungskosten schnell, unkompliziert und gesetzeskonform berechnen.

Die komplette Übersicht aller 180 Länder (Tabelle BMF) können Sie auf der Seite des Bundesfinanzministeriums einsehen.

Die Mobilexpense App für Ihre Reisekostenabrechnung

Die oft mühevolle und zeitaufwändige Berechnung sämtlicher Reise- und Reisenebenkosten vermeiden Sie durch Nutzung der intuitiven Mobilexpense App. Sie geben lediglich die Daten der Reise ins System ein, den Rest erledigt die App schnell und gesetzeskonform für Sie. Jährlich werden die Werte für Kilometerpauschalen und Reisekostenpauschalen gemäß den Vorgaben des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) und des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) für die App angepasst, so sind Sie dank der praktischen App immer auf dem aktuellen Stand.