Erstattung der Fahrtkosten
Die hohen Benzinkosten, vom Autoverschleiß ganz zu schweigen, sind nicht nur ärgerlich, sondern stellen für viele Arbeitnehmer zudem ein finanzielles Problem dar. Um diese Kosten aufzufangen, wurde die Kilometerpauschale, in der Fachsprache ‘Entfernungspauschale’, eingeführt. Jeder Arbeitnehmer hat Anspruch auf Erstattung der gefahrenen Kilometer, wenn er keinen Dienstwagen zur freien Verfügung hat. Ist dies der Fall, spricht man von Sachbezugswerten, welche zu verrechnen und zu versteuern sind.
Zunächst wird zwischen einer tatsächlichen Erstattung für dienstlich veranlasste Fahrten und Fahrtkosten für den täglichen Arbeitsweg unterschieden. Eine tatsächliche Erstattung für Dienstfahrten bedeutet, dass der Arbeitnehmer anhand von Belegen (Bus- und Bahntickets, Tankquittungen) die exakten Ausgaben vom Arbeitgeber erstattet bekommt. Diese Pflicht des Arbeitgebers zur Auslagenerstattung ist in § 670 des Bürgerlichen Gesetzbuchs festgelegt.
Berechnung der Pauschalen für verschiedene Fahrzeuge
Nutzt der Arbeitnehmer ein eigenes Fahrzeug für den Arbeitsweg und/oder für Dienstfahrten, fallen für ihn neben den unvermeidbaren Kraftstoffkosten weitere Kosten an; um diese aufzufangen, wurde die Kilometerpauschale ins Leben gerufen.
Das bedeutet, dass pro gefahrenem Kilometer nicht nur der tatsächlich verbrauchte Sprit, sondern zusätzlich ein pauschaler Wert für die Auto-Nebenkosten (z.B. Kfz-Steuer, Versicherung, Wartungs- und Reparaturkosten, Abschreibung) angerechnet wird.
Das Bundesreisekostengesetz (BRKG) unterscheidet hierbei zwischen Personenkraftwagen (€ 0,30/km Erstattung) und anderen, motorisierten Fahrzeugen wie Motorrad, Moped, Roller und Mofa (€ 0,20/km Erstattung). Fahrten mit dem Fahrrad werden seit 2014 nicht mehr berücksichtigt.
Für Elektroautos wird die normale PKW-Kilometerpauschale (€0,30) angesetzt. Wer ein solches Auto für Fahrten zur Arbeitsstätte nutzt, kommt zusätzlich in den Genuss des kostenlosen und steuerfreien Aufladens beim Arbeitgeber.
Kilometerpauschale berechnen
Nutzt der Arbeitnehmer sein eigenes Fahrzeug für Fahrten zur Arbeitsstätte und/oder für Dienstfahrten, bekommt er entweder von seinem Arbeitgeber oder über die Steuererklärung eine Kilometerpauschale erstattet. Für Fahrten von und zur Arbeit wird grundsätzlich der kürzeste Weg und die einfache Fahrtstrecke für die Tage, an denen der Mitarbeiter nachweisbar zur Arbeit gefahren ist, berücksichtigt.
Eine einfache Berechnung der Kilometerpauschale kann dann so aussehen: 240 Arbeitstage x 20 km (einfache Entfernung) x € 0,30 (eigener PKW) = € 1.440.
Ein Arbeitnehmer mit doppelter Haushaltsführung, der nur am Wochenende zu seinem Hauptwohnsitz zurückkehrt, setzt die wöchentlichen Heimfahrten zur Berechnung an. Es spielt hierbei keine Rolle, ob er tatsächlich mit dem eigenen Fahrzeug gefahren ist oder eine kostenlose Mitfahrgelegenheit genutzt hat - das Recht auf die Kilometerpauschale bleibt ihm erhalten. Die Berechnung eines Wochenendpendlers kann dann so aussehen:
Besonderheiten 2021 - 2023
Es gilt folgende Neuerung: Die Pauschale bis zum 20. Kilometer bleibt unverändert; ab dem 21. Kilometer erhöht sich der Wert auf € 0,35. Dies gilt für 2021 bis 2023. Für die Jahre 2024 bis 2026 gilt eine Pauschale von € 0,38.
Direkte Erstattung durch den Arbeitgeber oder Werbungskosten?
Der Arbeitgeber ist bei Fahrten betreffend den Arbeitsweg des Angestellten nicht zur Zahlung dieser Kilometerpauschale verpflichtet. Meist wird dieser Punkt vorab im Arbeitsvertrag abgehandelt. Offiziell ist die Vergütung von Fahrtkosten zum Arbeitsplatz eine Gefälligkeit, auf die sich der Mitarbeiter nicht berufen kann. In der jährlichen Steuererklärung darf er jedoch seine gefahrenen Kilometer als sogenannte ‘Werbungskosten’ absetzen.
Für die Werbungskosten gilt derzeit ein jährlicher Freibetrag von € 1.000. Anspruchsvoll wird die Berechnung bei unregelmäßigen Arbeitseinsätzen und vielen Dienstfahrten (mit dem eigenen Fahrzeug) zu unterschiedlichen Zielen. Meist kommt hier ein Fahrtenbuch zum Einsatz, in dem Datum der Reise, Fahrtstrecke/Zielort, Zweck der Reise und gefahrene Kilometer dokumentiert werden. Dies ist beispielsweise auch erforderlich, wenn es um die Berechnung der Reisekostenpauschalen geht; hier verlangt das Finanzamt einen lückenlosen Nachweis aller Fahrten und Arbeitszeiten.
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