Kilometergeld 2021: Höchstwerte und Berechnung

3 minutes Lesezeit

Kilometergeld Höchstwerte und Berechnung

Fahrten von und zur Arbeit werden entweder mit dem eigenen Fahrzeug oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln bewältigt. Nicht jedem Arbeitnehmer steht ein Dienstwagen zur Verfügung. Um die teilweise enormen Benzinkosten aufzufangen, wurde für Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug das Kilometergeld, in der Fachsprache ‘Entfernungspauschale’, eingeführt. Jeder Arbeitnehmer kann demnach seine Kosten für Fahrten von und zur Arbeitsstätte geltend machen, wenn er keinen Dienstwagen zur freien Verfügung hat.

Anspruch auf Kilometergeld

Zunächst wird zwischen einer Erstattung für dienstlich veranlasste Fahrten und Fahrtkosten für den täglichen Arbeitsweg unterschieden. Eine tatsächliche Erstattung der Fahrtkosten bei Dienstreisen bedeutet, dass der Arbeitnehmer anhand von Belegen (Bus- und Bahntickets, Tankquittungen) die exakten Ausgaben vom Arbeitgeber erstattet bekommt. Diese Pflicht des Arbeitgebers zur Auslagenerstattung ist in § 670 des Bürgerlichen Gesetzbuchs festgelegt.

Die Erstattungen für Fahrtkosten von und zur Arbeitsstelle sind jedoch eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers. Da ein Arbeitnehmer aber grundsätzlich das Recht auf Kilometergeld hat, kann er dieses bei seiner jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen.

Kilometergeld steuerpflichtig?

Viele Arbeitnehmer bekommen von ihrem Arbeitgeber Kilometergeld für ihre täglichen oder wöchentlichen Fahrten von und zur Arbeitsstätte, wenn sie diese mit ihrem Privatfahrzeug bewältigen. Dies ist entweder eine exakte Erstattung, die der Arbeitnehmer anhand eines Fahrtenbuchs und mit Tankbelegen deklariert oder eine pauschale Vergütung, die sogenannte Entfernungspauschale.

Diese Gelder sind steuerfrei und müssen in der Steuererklärung nicht aufgelistet werden. Steht dem Arbeitnehmer jedoch ein Dienstwagen für seine privaten und Fahrten von und zum Arbeitsort zur Verfügung, wird dies als ‘geldwerter Vorteil’ angesehen, der als zusätzliches Einkommen, als ein Sachbezugswert, zu versteuern ist.

Fahrtkosten als Werbungskosten absetzen

Benutzt der Arbeitnehmer sein eigenes Fahrzeug für Fahrten von und zur Arbeitsstätte, werden die Kosten entweder vom Arbeitgeber erstattet oder der Arbeitnehmer macht sie bei der jährlichen Einkommensteuererklärung geltend. In der Steuererklärung darf er seine Fahrtkosten als sogenannte ‘Werbungskosten’ absetzen. Für die Werbungskosten gilt aktuell ein jährlicher Freibetrag von € 1.000.

Der Betrag für jeden gefahrenen Kilometer von und zum Arbeitsplatz beinhaltet nicht nur den tatsächlich verbrauchten Sprit, sondern zusätzlich einen pauschalen Wert für die Auto-Nebenkosten (z.B. Kfz-Steuer, Versicherung, Wartungs- und Reparaturkosten, Abschreibung). Das Bundesreisekostengesetz (BRKG) unterscheidet hierbei zwischen Personenkraftwagen (€ 0,30/km Erstattung) und anderen, motorisierten Fahrzeugen wie Motorrad, Moped, Roller und Mofa (€ 0,20/km Erstattung). Fahrten mit dem Fahrrad werden seit 2014 nicht mehr berücksichtigt.

Für Elektroautos wird die normale PKW-Kilometerpauschale (€ 0,30) angesetzt. Wer ein solches Auto für Fahrten zur Arbeitsstätte nutzt, darf es darüber hinaus kostenlos und steuerfrei beim Arbeitgeber aufladen.

Die Pauschale bis zum 20. Kilometer bleibt unverändert; ab dem 21. Kilometer erhöht sich der Wert auf € 0,35. Dies gilt für 2021 bis 2023. Für die Jahre 2024 bis 2026 gilt eine Pauschale von € 0,38.

Berechnung Kilometergeld

Für Fahrten von und zur Arbeit wird grundsätzlich der kürzeste Weg und die einfache Fahrtstrecke für die Tage, an denen der Mitarbeiter nachweisbar zur Arbeit gefahren ist, berücksichtigt. Das Finanzamt erkennt die Kilometer ab dem ersten gefahrenen Kilometer an. Ein Arbeitnehmer, der täglich mit seinem PKW zur Arbeit fährt, kann beispielsweise folgendes Kilometergeld berechnen:

200 Arbeitstage x 70 km (einfache Entfernung) x € 0,30/0,35 (eigener PKW):
200 AT x 20 km x € 0,30 = € 1.200
200 AT x 50 km x € 0,35 = € 3.500 = gesamt € 4.700.

Anspruchsvoll wird die Berechnung bei unregelmäßigen Arbeitseinsätzen und vielen Fahrten (mit dem eigenen Fahrzeug) zu unterschiedlichen Arbeitsorten. Meist kommt hier ein Fahrtenbuch zum Einsatz, in dem Datum der Fahrt, Fahrtstrecke, Arbeitsort und gefahrene Kilometer und Betankungen dokumentiert werden.

Besonderheiten beim Kilometergeld

Grundsätzlich werden die bewältigten Kilometer (einfache Entfernung) mit den entsprechenden Pauschalen für das genutzte Fahrzeug vergütet. Zu beachten sind folgende Besonderheiten:

  • Nutzt der Arbeitnehmer eine kostenlose Mitfahrgelegenheit (Fahrgemeinschaft), hat das keinen Einfluss auf seinen Erstattungsanspruch. Für die Fahrt im Auto seines Kollegen oder Freundes darf er trotzdem € 0,30/km bzw. € 0,35 ab dem 21. km geltend machen.
  • Nimmt der Arbeitnehmer bei einer Fahrgemeinschaft einen oder mehrere Kollegen mit seinem PKW mit, hat er für die Beförderung keinen Anspruch auf zusätzliches Geld. Wie man sich untereinander einigt, interessiert das Finanzamt nicht.

Alle Reisekosten schnell und korrekt mit der Mobilexpense App berechnen

Die anspruchsvolle und zeitaufwändige Berechnung der Reisekosten unter Berücksichtigung aller Nebenkosten vermeiden Sie durch Nutzung der praktischen Mobilexpense App. Sie geben lediglich die Daten der Reise ins System ein, den Rest erledigt die App schnell und gesetzeskonform für Sie. Jedes Jahr werden die Höchstwerte für das Kilometergeld und die Reisekostenpauschalen (Pauschalen für Verpflegung und Übernachtung) gemäß den Vorgaben des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) und des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) für die App angepasst. So sind Sie dank der App immer auf dem aktuellen Stand.


Veröffentlicht am 30 Juli 2021