Kürzung der Verpflegungspauschale (mit Fallbeispiel)

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Kürzung der Verpflegungspauschale

Jeder Reisende und jeder Unternehmer, der seine Mitarbeiter auf eine Dienstreise entsendet, kennt sie: die Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand. Sie ergibt zusammen mit der Übernachtungspauschale die Reisekostenpauschale. Die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand und Unterkunft variieren von Land zu Land. Jedes Jahr im November werden die Höchstwerte für Deutschland und das Ausland vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) angepasst und in einer Tabelle veröffentlicht.

Grundlegendes zum Verpflegungsmehraufwand 2021

Es gibt zwei Spesensätze: die kleine Pauschale und die große Pauschale. Die kleine Pauschale gilt ab einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden vom Wohnort. Sie beträgt in Deutschland € 14 pro Tag. Die große Pauschale wird bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden angewendet und beträgt € 28. Ist der Reisende beispielsweise drei Tage unterwegs, wird für den An- und Abreisetag jeweils die kleine Pauschale und für den Zwischentag die große Pauschale berechnet.

Die Pauschalen für das Ausland sind teilweise deutlich höher als in Deutschland. Die Liste des BMF umfasst 180 Länder. Die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand wurden für 2021 für einige Länder aktualisiert.

Kürzung Verpflegungsmehraufwand

Grundsätzlich steht dem Reisenden die Verpflegungspauschale zur freien Verfügung. Werden Mahlzeiten jedoch durch Dritte gestellt oder sind diese im Hotelpreis enthalten, wird eine Kürzung der Verpflegungspauschale vorgenommen. Die Kürzung erfolgt auch dann, wenn der Dienstreisende das Frühstück im Hotel nicht in Anspruch nimmt. Es gilt:

  • 20% Kürzung der Tagespauschale für ein Frühstück
  • 40% Kürzung der Tagespauschale für ein Mittag- bzw. Abendessen

Kürzung am Fallbeispiel

Im Folgenden werden Beispiele zu Kürzungen des Verpflegungsmehraufwands in einer Tabelle veranschaulicht und kurz erläutert.

TagAbwesenheitFahrtstreckeVerpflegungs- pauschaleGrund Kürzung (Fallbeispiel)Anspruch nach Kürzung
Tag 108:00 - 24:00Köln - Paris€ 39,00---€ 39,00 *
Tag 200:00 - 24:00Arbeitstag in Paris€ 58,00Frühstück im Hotelpreis inbegriffen€ 46,40 **
Tag 300:00 - 24:00Arbeitstag in Paris€ 58,00Mittagessen durch Dritten bezahlt€ 34,80 ***
Tag 400:00 - 21:30Paris - Köln€ 39,00Frühstück durch Dritten bezahlt€ 31,20 ****

Fallbeispiel: Erläuterung der Kürzungen

* Der Reisende verlässt seinen Heimatort Köln um 8.00 und erreicht um 23.00 sein Ziel: Paris, Frankreich. Für diesen Anreisetag gilt die Pauschale für Paris, diese beträgt € 39,00.

** Der Arbeitgeber bezahlt die Unterkunft. Im Hotelpreis ist das Frühstück inbegriffen. Die große Pauschale für Paris beträgt € 58,00. Von diesem Betrag werden 20% (€ 11,60) abgezogen, d.h., dem Reisenden stehen für diesen Tag € 46,40 Verpflegungsmehraufwand zu.

*** Am dritten Tag genehmigt sich der Reisende einen Croissant zum Frühstück, das er selbst bezahlt. Mittags wird er von einem Geschäftspartner zum Essen eingeladen. Für diesen Tag wird eine Kürzung der Spesen um 40% (€ 23,20) vorgenommen, so dass dem Reisenden € 34,80 zur freien Verfügung bleiben.

**** Ein letztes Frühstück, spendiert von einem Kunden bei einem Meeting. Dann begibt sich der Reisende auf den Heimweg nach Köln. Der Ort seiner letzten Tätigkeit ist Paris. Für diesen Abreisetag darf der Reisende die kleine Pauschale für Paris (€ 39,00), abzüglich 20% (€ 7,80) für das vom Kunden bezahlte Frühstück, geltend machen.

Verpflegungspauschalen schnell und einfach berechnen

Verpflegungspauschalen können anhand der stets aktuellen Tabelle des BMF manuell berechnet werden. Bei mehreren reisenden Mitarbeitern, die weltweit, mit verschiedenen Transportmitteln und in andere Zeitzonen reisen, stellt eine korrekte Reisekostenabrechnung unter Beachtung der aktuellen Werte der Höchstwerte für den Verpflegungsmehraufwand und der Übernachtungspauschale eine Herausforderung für den Arbeitgeber dar. Leicht kommt es hier zu einer Fehlberechnung, die vom Finanzamt als illegale Bereicherung angesehen wird.

Die intuitive Mobilexpense App ist gemäß der Daten des BMF immer auf dem neuesten Stand und erstellt Ihnen im Handumdrehen eine ordnungsgemäße Reisekostenabrechnung. Natürlich können Sie auch eigene Raten in Ihrem System hinterlegen und mit diesen arbeiten.

Veröffentlicht am 15 März 2021