Digitalisieren von Belegen zur Verfahrensdokumentation
Die ursprüngliche Version der “Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) wurde am 14. November 2014 für den 1. Januar 2015 vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) an alle Oberfinanzbehörden der Länder in Deutschland herausgegeben. Die GoBD enthalten die Vorschriften der Verfahrensdokumentation, insbesondere bezüglich des elektronischen Datenzugriffs der Finanzverwaltung im Rahmen von Außenprüfungen.
Scannen von Belegen konform GoBD 2.0
Das Einscannen und Digitalisieren mittels Büroscanner war jahrelang Standard. Der Trend geht jedoch eindeutig Richtung ‘mobiles Scannen’. Die Frage war, ob mobil eingescannte Belege standardmäßig und ohne explizite “Verbindliche Auskunft” durch das zuständige Finanzamt steuerlich anerkannt werden und ebenso die Vorgaben an eine Tax Compliance zu 100 % erfüllen. Zudem sollte das mobile Scannen ein Aufbewahren von Belegen in Papierform überflüssig machen.
Dieser Problematik hat sich das Finanzministerium angenommen. Die neuen GoBD, die seit dem 1. Januar 2020 gelten, haben innovative Prozesse wie das mobile Scannen mit Smartphones und anderen mobilen Endgeräten legitimiert und die Buchführung deutscher Unternehmen somit deutlich entlastet.
Novellierung der GoBD
Nachfolgend ein Überblick über die wichtigsten Neuerungen in den GoBD 2.0:
- Ablichten von Belegen mittels mobiler Endgeräte (Smartphone) wird dem stationären Einscannen gleichgesetzt
- Das mobile Scannen im Ausland mit zeitnaher Erfassung im System ist zulässig
- Das Aufbewahren einer Konvertierung ist in bestimmten Fällen ausreichend und macht das Aufbewahren der Ursprungsversion überflüssig
- Die GoBD beziehen Cloud Speichersysteme in den Geltungsbereich ein
Mobiles und stationäres Scannen gemäß GoBD 2.0
Die GoBD bieten in der Neufassung GoBD 2.0 mehr Rechtssicherheit und sparen den Unternehmen durch die vereinfachte Verfahrensdokumentation sowohl Kosten als auch Zeit.
In der neuen Fassung der GoBD kommt das Finanzministerium den Forderungen der Praxis und den Möglichkeiten der vermehrten Digitalisierung uneingeschränkt nach.
Die GoBD 2.0 erkennen, unabhängig von der Art des Scannens, die bildliche Erfassung von Papierbelegen an. Nach dem Erfassen dürfen Papierdokumente und -belege vernichtet werden, wenn sie nicht nach besonderen steuerlichen oder außersteuerlichen Vorschriften als Originalbeleg aufbewahrt werden müssen.
Wichtig: Die digitalisierten Belege (Digitalisate) müssen unabhängig von der Art der Erfassung jederzeit über das Datenverarbeitungssystem des Unternehmens lesbar sein. Eine Kopie oder ein Ausdruck ist nicht genügend.
Scannen im Ausland
Eine Erleichterung für jeden (international) Reisenden stellt künftig das mobile Scannen im Ausland dar. Belege wie Tankquittungen und Hotelrechnungen können mittels Smartphone oder anderem mobilen Endgerät bereits während der Dienstreise gesetzeskonform erfasst und gespeichert werden.
Der (zeitnahen) Erfassung und Digitalisierung papierbasierter Belege, die im Rahmen einer bereits genehmigten Verlagerung der elektronischen Buchführung ins Ausland gesendet und dort erfasst werden, steht künftig nichts mehr entgegen. Dieses strittige Thema wird durch die Neufassung der GoBD legitimiert.
Ausnahmen der GoBD
‘Keine Regel ohne Ausnahme’. Auch die neuen GoBD machen doppeltes Aufbewahren von Dokumenten und Belegen nicht in allen Fällen überflüssig. Entbehrlich ist die Aufbewahrung mehrerer Versionen eines Beleges aber unter folgenden Voraussetzungen:
- Bei der Konvertierung der Belege gehen keine Informationen verloren
- Es können keine bildlichen oder inhaltlichen Änderungen an Belegen vorgenommen werden
- Der Datenzugriff für die Finanzbehörde ist uneingeschränkt gewährleistet
- Die Konvertierung wird (gemäß Verfahrensdokumentation) lückenlos dokumentiert
Grundsätzlich stellt die Neufassung der GoBD eine enorme Erleichterung für viele deutsche Unternehmen dar. Alles rund um Ihre Reisekostenabrechnung, Belegerfassung und ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation gemäß GoBD steckt in dieser intuitiven App. Sparen Sie wertvolle Zeit und lassen Sie die App für sich arbeiten!
