Fahrtkostenpauschalen 2021 für Arbeitnehmer

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Fahrtkostenpauschalen

Egal ob Dienstreise oder die regelmäßige Fahrt zur Arbeitsstätte, es fallen Kosten für den Arbeitnehmer an. Zu diesen Reisekosten gehören nicht nur Ausgaben für Verpflegung und Unterkunft, sondern auch Kosten, die das benutzte Verkehrsmittel verursacht. Um diese Kosten aufzufangen, wurde die Fahrtkostenpauschale, offiziell ‘Entfernungspauschale’ genannt, eingeführt.

Anspruch auf Erstattung von Fahrtkosten

Nutzt der Mitarbeiter sein privates Fahrzeug für betrieblich veranlasste Fahrten, steht ihm eine Erstattung seiner Fahrtkosten zu. Die Erstattung erfolgt ab dem ersten Kilometer, bei dem der Reisende sein Fahrzeug für die Dienstfahrt einsetzt, also beispielsweise bereits ab seinem Wohnort. Diese Pflicht des Arbeitgebers zur Auslagenerstattung ist in § 670 des Bürgerlichen Gesetzbuchs festgelegt.

Verwendet der Arbeitnehmer sein Fahrzeug lediglich für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte und hat er für die Geschäftsreise einen Dienstwagen zur Verfügung, hat er dennoch Anspruch auf die Erstattung der Fahrtkosten von seiner Wohnung zur Arbeitsstätte. Hier werden die Kosten für die einfache Entfernung vom Wohnort zur Arbeitsstelle mit der Fahrtkostenpauschale vergütet.

Anspruch auf Fahrtkostenpauschale

Oftmals werden die Fahrtkosten für den täglichen Arbeitsweg vom Arbeitgeber erstattet. Der Arbeitgeber ist hierzu aber nicht gesetzlich verpflichtet. Erhält der Mitarbeiter seine Fahrtkosten nicht vom Betrieb erstattet, kann er diese bei der jährlichen Steuererklärung geltend machen. Er hat die Wahl, ob er mittels der Fahrtkostenpauschale oder anhand eines Fahrtenbuchs abrechnet.

Ebenso hat jeder Arbeitgeber die Wahl, ob er seinem Mitarbeiter die gefahrenen Kilometer per Pauschale oder anhand von Nachweisen tatsächlicher Kosten erstattet. Die Ausgaben für Fahrtkosten kann der Unternehmer als betrieblich veranlasste Kosten gewinnmindernd anbringen.

Es darf immer nur eine Variante der Abrechnung angewendet werden, eine Kombination der verschiedenen Möglichkeiten ist nicht erlaubt.

Berechnung der Fahrtkostenpauschale

Benutzt der Arbeitnehmer sein eigenes Fahrzeug für Fahrten von und zur Arbeitsstätte, werden die Kosten entweder vomFür die Nutzung des privaten PKWs gilt eine Kilometerpauschale von € 0,30. Für alle anderen, motorbetriebenen Fahrzeuge werden € 0,20 pro Kilometer vergütet. Die Höhe der Pauschalen ist im Bundesreisekostengesetz (BRKG) zu finden. In diesen Pauschbeträgen sind nicht nur die reinen Benzinkosten enthalten, sondern ebenfalls die das Fahrzeug betreffenden Nebenkosten. Zu diesen zählen unter anderem Kfz-Steuer, Versicherung, Wartungs- und Reparaturkosten und Abschreibung.

Die Pauschale bis zum 20. Kilometer bleibt unverändert; ab dem 21. Kilometer erhöht sich der Wert auf € 0,35. Dies gilt für 2021 bis 2023. Für die Jahre 2024 bis 2026 gilt eine Pauschale von € 0,38.

Berechnung Fahrtkostenpauschale am Beispiel

Ein Mitarbeiter, der regelmäßig mit seinem PKW zum selben Arbeitsort fährt, hat es einfach. Er addiert alle Tage, an denen er nachweislich zur Arbeit gefahren ist und multipliziert diese mit der einfachen Entfernung und dem entsprechenden Kilometersatz:

250 Fahrten x 20 km (einfache Entfernung) x € 0,30 (PKW) = € 1.500

Komplizierter wird es bei wechselnden Einsatzorten und verschiedenen Verkehrsmitteln:

Berechnung Fahrtkostenpauschale Beispiel

Erstellung der Fahrtkostenabrechnung

Die Berechnung der Fahrtkostenpauschalen und die anschließende Erstellung einer Fahrtkostenabrechnung ist anspruchsvoll und zeitraubend. Es sind verschiedene Vorlagen und Formulare erhältlich, die Sie manuell ausfüllen können. Leicht können sich hierbei Fehler einschleichen, die vom Finanzamt als illegale Bereicherung bzw. Betrug angesehen werden. Mit der praktischen Mobilexpense App vermeiden Sie dieses Risiko und erledigen diese lästige Pflicht im Handumdrehen. Die Basisangaben sind in Ihrem System erfasst; Sie geben lediglich die Daten der Fahrten ein. Die App erstellt Ihnen eine übersichtliche Fahrtkostenabrechnung - schnell und gesetzeskonform.

Mobilexpense App berechnet Ihre Fahrtkostenpauschalen

Die Mobilexpense App ist nach den Vorgaben der entsprechenden Gesetze immer auf dem neuesten Stand. Natürlich können Sie auch eigene Raten in Ihrem System hinterlegen und die App mit diesen rechnen lassen. Gehen Sie bei der Berechnung der Pauschalen kein unnötiges Risiko ein und verlassen Sie sich auf die Mobilexpense App. So sparen Sie wertvolle Zeit, die Sie für wichtigere Dinge in Ihrem Unternehmen nutzen können.

Veröffentlicht am 03 Aug. 2021