Im Rahmen eines Interviews beleuchteten Mobilexpense und expenseBrain GmbH, wie sich globale Compliance-Anforderungen erfolgreich umsetzen lassen. Dabei sprach Christian Elsässer, Managing Director bei expenseBrain GmbH, mit Andreea Susanu, Team Lead Product Compliance bei MXP by Mobilexpense, über Best Practices, Fallstricke und die Zukunft des globalen Ausgabenmanagements.
Die Regeln sind so hinterlegt, dass Kilometererstattungen automatisch geprüft, markiert oder versteuert werden, sobald sie die steuerfreien Grenzen eines Landes überschreiten. Mitarbeitende werden informiert, wenn ein Schwellenwert überschritten wird, oder das System berechnet den steuerpflichtigen Anteil direkt. So bleibt die Kilometererstattung ohne zusätzlichen Aufwand rechtlich korrekt und steuerkonform.
Eine rechtskonforme Kilometererstattung setzt voraus, dass alle relevanten Informationen eindeutig dokumentiert werden. Dazu gehören das Datum der Fahrt, der geschäftliche Zweck, der Start- und Zielpunkt, die zurückgelegte Entfernung (belegt durch eine verlässliche Quelle), die Angaben zum verwendeten Fahrzeug, die Informationen zur antragstellenden Person sowie gegebenenfalls zusätzliche Nachweise wie Belege, Kalender- oder Projekteinträge.
In MXP by Mobilexpense werden die offiziellen Kilometersätze automatisch aus staatlichen oder regulatorischen Quellen importiert – entweder über direkte Systemintegrationen oder über automatisierte Datenfeeds. Dadurch stellt die Plattform sicher, dass stets die aktuell gültigen und rechtskonformen Erstattungswerte angewendet werden, ohne dass Unternehmen diese manuell pflegen müssen.
In Ungarn besteht die Erstattung aus zwei Komponenten: einem festen Betrag von 15 HUF pro Kilometer zur Abdeckung allgemeiner Kosten sowie einem variablen Kraftstoffanteil, der sich aus den aktuellen Spritpreisen und dem individuellen Verbrauch des Fahrzeugs ergibt. Die Gesamterstattung ergibt sich aus der Summe beider Werte, multipliziert mit den gefahrenen Kilometern.
In Finnland gelten steuerfreie Standardpauschalen, ergänzt durch zusätzliche Regelungen für mitfahrende Personen oder Anhänger. Außerdem gibt es spezifische Vorgaben für Fahrzeuge wie Schneemobile oder Quads sowie für bestimmte kurze Strecken, etwa Fahrten zur Betriebskantine.
Im Vereinigten Königreich legt die britische Steuerbehörde HMRC vierteljährlich aktualisierte Advisory Fuel Rates für Firmenwagen fest. Für private Fahrzeuge gelten die sogenannten AMAP-Sätze, die sowohl Kraftstoff- als auch allgemeine Betriebskosten abdecken und dadurch eine separate Berechnung überflüssig machen.
MXP verarbeitet die Mehrwertsteuer mithilfe landesspezifischer Steuereinstellungen, prüft Belege automatisch und wendet die jeweils gültigen nationalen Sätze und Vorschriften an. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Mehrwertsteuer korrekt berechnet, verbucht und geltend gemacht wird.
Ja. MXP bietet eine nahtlose Integration mit Partnern wie VAT IT oder TaxBack. Spesen- und Belegdaten werden automatisch übertragen, validiert und für die Einreichung vorbereitet. Auf diese Weise können Unternehmen die erstattungsfähige Mehrwertsteuer optimal ausschöpfen und gleichzeitig ihre Compliance-Risiken reduzieren.
Bevor Unternehmen papierlos arbeiten und Papierbelege vernichten dürfen, müssen sie sicherstellen, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden. Dazu gehört, die geltenden Aufbewahrungsfristen zu kennen, ein sicheres und zertifiziertes Archivierungssystem einzusetzen, Dokumente korrekt zu digitalisieren und zu validieren, regelmäßige Backups zu gewährleisten, interne Richtlinien zu aktualisieren und den gesamten Prozess so zu dokumentieren, dass er auditfest ist.
Beispiel Spanien:
Bevor Papierrechnungen vernichtet werden dürfen, müssen Unternehmen die Zertifizierungspflichten für ihr elektronisches Dokumentenmanagementsystem erfüllen, um die Echtheit, Integrität und Lesbarkeit der digitalisierten Dokumente nachweisen zu können. Die Rechnungen müssen präzise digitalisiert, für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum von sechs Jahren sicher gespeichert und der gesamte Ablauf für Prüfzwecke nachvollziehbar dokumentiert werden.