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Expense Manage­ment: Warum digital die smarte Alter­na­tive ist

3 minutes lesezeit

Expense Management mit Mobilexpense

Das Erstellen einer ordnungsgemäßen Reisekostenabrechnung ist anspruchsvoll und zeitintensiv. Das Gesetz verlangt jedoch in Bezug auf eine lückenlose Verfahrensdokumentation gemäß der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).

In diesem Artikel erklären wir, wie digitales Expense Management gemäß GoBD funktioniert und welche 3 Funktionen der Mobilexpense-App Ihnen bei der Umsetzung helfen.

Digitales Expense Management

Die Zeiten, da Belege und Quittungen manuell gebucht und in Ordnern abgeheftet wurden, sind Vergangenheit. Viele Belege bestehen auch heute noch aus Thermopapier, das im Laufe der Zeit verblasst und die Daten unlesbar macht.

Längst werden Belege nicht mehr nur kopiert, sondern direkt ins System eingescannt und digital gespeichert. Gemäß der Neufassung der GoBD ist in vielen Fällen sogar das Aufbewahren der Originalbelege überflüssig geworden.

Die Digitalisierung ermöglicht schnellen Zugriff auf all Ihre Daten. Lästiges Suchen in Archiven entfällt. Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht wird streng eingehalten: Alle Daten werden für mindestens 10 Jahre auf deutschen Servern gespeichert.

Datenerfassung und Reisekostenabrechnung mit wenigen Klicks

Die Dateneingabe, -erfassung und -übermittlung kann dank der praktischen Reisekosten-App von Mobilexpense mobil geschehen. Ein Büroscanner ist nicht mehr erforderlich, es reicht ein mobiles Endgerät (Smartphone oder Tablet). Belege von Reisekosten (Verpflegungs- und Übernachtungskosten), Tankquittungen, Tickets für Veranstaltungen uvm. werden per OCR-Technologie (Optical Character Recognition) von der App erfasst.

Dank der in die App integrierten Kreditkartenfunktion werden ebenfalls Zahlungen mit der Firmenkreditkarte erfasst und automatisch den entsprechenden Belegen zugeordnet.

Alle von der App erfassten Ausgaben und Belege werden in Echtzeit an den heimischen Server übermittelt. Die Daten werden gemäß GoBD und der Pflicht zur lückenlosen Dokumentation im System gespeichert und sind jederzeit digital abrufbar. Ihre Reisekostenabrechnung erstellen Sie so mit wenigen Klicks.

Reisekostenabrechnung erstellen

Um die erste, manuelle Eingabe Ihrer Stammdaten kommen Sie nicht umhin. Diese werden für die weitere Verwendung gespeichert, so dass Sie nur noch die aktuellen Daten der Reise eintragen oder einscannen müssen.

Business-Konformität für all Ihre Prozesse

Mit unserer Datentechnik werden Ihre Prozesse optimiert, was Ihnen wertvolle Zeit und somit Geld spart. Der Datenexport von der Reisekosten-App in Ihr ERP-System geschieht über eine sichere Verbindung und in OCR-Realtime.

Sie können alle Ausgaben im Unternehmen zentral und übersichtlich in der praktischen Reisekosten-App verwalten und einsehen. Sämtliche Daten werden gesetzeskonform gespeichert und sind jederzeit von Ihnen, beispielsweise für die Steuerbehörde, abrufbar.

Eine App zum Erfassen aller Reisekosten

Oft haben Unternehmen viele reisende Mitarbeiter, die mit unterschiedlichen Transportmitteln in verschiedene Länder und Zeitzonen reisen. Leicht schleichen sich bei der manuellen Verarbeitung der Reisedaten Fehler ein, die im ungünstigen Fall vom Finanzamt als unrechtmäßige Bereicherung angesehen werden. Durch die Nutzung der intuitiven Reisekosten-App von Mobilexpense und dem mobilen Scannen werden manuelle Eingabefehler vermieden.

In der Reisekosten-App sind die aktuellen Höchstwerte für Verpflegung (Spesensätze) und Unterkunft gemäß der aktuellen Tabelle des BMF (Bundesministerium der Finanzen) gespeichert. Natürlich können Sie auch eigene Werte in Ihrem System hinterlegen und die App mit diesen arbeiten lassen.

Top 3 Funktionen der Mobilexpense App

Unsere allumfassende Reisekosten-Lösung bietet Ihnen alle Funktionen in einer übersichtlichen und einfach zu bedienenden App:

  • Belege digitalisieren: Sie scannen die Belege (mobil) ein, die App digitalisiert, berechnet, sendet und speichert die Daten.
  • Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen: Die auf Geschäftsreisen anfallenden Tagegelder werden von der App automatisch berechnet.
  • Kreditkarten-Integration: Die Reisekosten-App integriert Kreditkartenabrechnungen und ordnet die Transaktionen automatisch den richtigen Belegen zu.

Unsere Reisekosten-App ist auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter abgestimmt. Der Workflow wird durch AI unterstützt. Digitalisierte Belege und Rechnungen werden GoBD-konform für mindestens 10 Jahre auf zertifizierten Servern ausschließlich in Deutschland gespeichert.

Expense Management mit Mobilexpense

Manuelle Reisekostenabrechnungen und Excel-Tabellen gehören der Vergangenheit an. Mobilexpense bietet die digitale Lösung für Ihr Expense Management. Sparen Sie wertvolle Zeit und Energie und lassen Sie unsere Reisekosten-App für sich arbeiten!

Veröffentlicht am 26 Aug. 2022

Bereit für müheloses Expense Management?