BMF Schrei­ben Reise­kos­ten 2023

Reisekosten sind Aufwendungen, die im Rahmen einer dienstlich veranlassten Fahrt oder einer Auswärtstätigkeit entstehen können. Sie bestehen aus drei Komponenten: Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. Jährlich, zum Jahresende, werden die Höchstwerte für die Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) für das kommende Jahr aktualisiert und in einem Schreiben mit dem Betreff “Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2023” veröffentlicht.

BMF Tabelle umfasst 180 Länder

Die Tabelle des BMF umfasst 180 Länder. Für die in der Bekanntmachung nicht erfassten Länder ist der für Luxemburg geltende Pauschbetrag maßgebend, für nicht erfasste Übersee- und Außengebiete eines Landes ist der für das Mutterland geltende Pauschbetrag maßgebend.

Reisekosten richtig buchen und absetzen

Anspruch auf Reisekostenerstattung hat jeder Reisende. Verpflegungspauschalen sind für Arbeitgeber und Arbeitnehmer bis zur Höhe der Höchstwerte gemäß Tabelle des BMF steuerfrei. Erhält ein reisender Mitarbeiter keine Erstattung seiner Spesen, kann er diese bei seiner jährlichen Einkommensteuererklärung bis zur Höhe der Maximalwerte der entsprechenden Länder geltend machen.

Für die Übernachtungspauschalen gilt: Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten sind ausschließlich in den Fällen der Arbeitgebererstattung anwendbar (R 9.7 Absatz 3 LStR und Rz. 123 des BMF-Schreibens vom 24. Oktober 2014, BStBl I S. 1412).

Erhält der Reisende keine Vergütung von seinem Betrieb, sind für den Werbungskostenabzug nur die tatsächlichen Übernachtungskosten maßgebend. Ein Arbeitgeber muss ebenfalls mit den tatsächlichen Beträgen für Übernachtungsaufwendungen arbeiten und kann diese als Betriebsausgaben buchen.

Drei-Monats-Frist

Für den Anspruch auf die Verpflegungspauschale gilt eine Höchstdauer von drei Monaten. Verbleibt ein Reisender länger als drei Monate an einem auswärtigen Ort oder ist er an verschiedenen Orten für nur einen Auftraggeber tätig, endet der Anspruch auf die Verpflegungspauschale. Ausgenommen von dieser Regelung sind nur ständige Einsätze auf mobilen Einrichtungen wie beispielsweise Flugzeugen, Schiffen und Fahrzeugen.

In dem “Ergänzten BMF-Schreiben zur Reisekostenreform 2014“ wird ausführlich erklärt, wann bei wechselnden Einsatzorten die 3-Monats-Frist gilt. Kommt es während einer Auswärtstätigkeit zu einer Unterbrechung von mindestens vier Wochen, beginnt die Drei-Monats-Frist von Neuem. Die Gründe für die Unterbrechung sind irrelevant.

Kürzung der Verpflegungspauschale

Zur Kürzung der Verpflegungspauschale gilt: Die Kürzung der Verpflegungspauschale ist gemäß § 9 Absatz 4a Satz 8 ff. EStG tagesbezogen vorzunehmen. Dies bedeutet, dass von dem täglichen Pauschbetrag des betreffenden Landes 20% abgezogen werden, wenn ein Frühstück und 40%, wenn ein Mittag- oder Abendessen vom Arbeitgeber oder einem Dritten bezahlt werden.

Reisekostenabrechnung mit Mobilexpense

Die Erstellung einer ordnungsgemäßen Reisekostenabrechnung ist zeitaufwändig und anspruchsvoll. Leicht schleichen sich bei einer manuellen Eingabe und Berechnung der Reisekostenpauschalen Fehler ein, die im ungünstigen Fall von der Steuerbehörde als illegale Bereicherung angesehen werden. Vermeiden Sie Fehlberechnungen und nutzen Sie die praktische Mobilexpense App.

Scannen und erfassen Sie gemäß der neuen GoBD Ihre Belege ortsunabhängig und mobil mittels Smartphone oder Tablet. Geben Sie nur noch die variablen Daten der Reise ein und lassen Sie die App mit den im System hinterlegten Stammdaten des Reisenden und den Werten für Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen arbeiten. Eine perfekte Reisekostenabrechnung mit wenigen Klicks dank der App von Mobilexpense.