Auslagenerstattung: Voraussetzungen und Pauschalen

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Auslagenerstattung

Aufwendungen, die ein Mitarbeiter für das Unternehmen, für das er arbeitet, tätigt, werden laut § 3 Nr. 50 EstG erstattet. Bei diesen Auslagen wird zwischen Auslagenersatz und durchlaufenden Geldern unterschieden. Auslagenersatz bedeutet, dass der Mitarbeiter den für das Unternehmen vorgestreckten Betrag (z.B. für eine Unterkunft) erstattet bekommt. Als durchlaufende Gelder werden Zahlungen bezeichnet, die der Mitarbeiter vorab für regelmäßig anfallende Aufwendungen (z.B. Büromaterial, Bahnkarten) erhält.

Voraussetzungen für die steuerliche Absetzung

Eine Grundvoraussetzung für die steuerliche Absetzbarkeit von Auslagen ist, dass diese betrieblich veranlasst sind. Der Mitarbeiter darf kein privates Interesse an einem erworbenen Gegenstand (z.B. dem Smartphone zur betrieblichen Nutzung) haben. Zudem geht das Eigentum an dem erworbenen Produkt an das Unternehmen über, da es ansonsten als Sachbezug gelten würde, der nur bis zu einer Höhe von € 44 steuerfrei ist.

Aufwendungen, die der Mitarbeiter erstattet bekommt, müssen betrieblich und zur Ausübung seiner Tätigkeit notwendig sein. Dazu gehören beispielsweise ein Smartphone oder Tablet, wenn diese Geräte zum mobilen Scannen von Belegen auf einer Dienstreise notwendig sind. Auch Zubehör wie beispielsweise Ladegeräte für mobile Endgeräte, Schutzhüllen oder -taschen, Kabel, Stecker oder weitere notwendige Accessoires gehören zu den betrieblichen Aufwendungen.

Steuerfreie Auslagenerstattung Voraussetzungen

Damit das Finanzamt den steuerfreien Charakter einer Aufwendung anerkennt, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Hier sehen Sie diese im Überblick:

  • Der Mitarbeiter tätigt eine Aufwendung für seinen Arbeitgeber (auf Namen und Rechnung des Unternehmens).
  • Der Mitarbeiter hat kein Eigeninteresse an der Anschaffung.
  • Angeschaffte Produkte müssen einzeln auf dem Beleg, der Kaufquittung oder der Rechnung aufgeführt sein.
  • Soll Vorsteuer abgezogen werden, muss diese auf der Rechnung ausgewiesen sein.
  • Steuerfreie Erstattungen für konkrete Aufwendungen; pauschale Erstattungen für Verpflegung und Unterkunft bis zum aktuell gültigen Höchstsatz.

Pauschale Auslagenerstattung

Die pauschale Auslagenerstattung ist unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei. Es gelten Höchstwerte für pauschale Erstattungen von Spesen und Übernachtungen. Des Weiteren muss der Mitarbeiter für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten nachweisen können, dass diese Aufwendungen regelmäßig wiederkehren. Entsprechen die Pauschalen den tatsächlichen Aufwendungen, sind diese gemäß H 3.50 LStH steuerfrei.

Umsatzsteuer auf betriebliche Auslagen

Der Mitarbeiter bekommt sämtliche betrieblich veranlassten Aufwendungen in voller Höhe und steuerfrei erstattet. Für Aufwendungen unter € 250 braucht auf dem Kaufbeleg keine Umsatzsteuer ausgewiesen zu sein. Bei Anschaffungen über diesem Betrag muss der Mitarbeiter seinem Unternehmen eine Rechnung vorlegen, falls ein Vorsteuerabzug gemäß § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG in Betracht kommt. Für alle Rechnungen gilt, dass der Name des Unternehmens genannt sein muss.

Auslagenerstattung mit Mobilexpense

Auf einer Dienstreise fallen gewöhnlich Aufwendungen für Verpflegung und Unterkunft an. Auch legt ein reisender Mitarbeiter oft Geld für Parktickets, Bahnkarten oder Geschäftsessen aus. Dank der Neufassung der GoBD darf der Reisende sämtliche Belege mobil scannen und muss diese nicht nach jeder Dienstreise persönlich einreichen, digitalisieren und abheften. Nutzen Sie die praktische Reisekosten App von Mobilexpense und scannen, digitalisieren und speichern Sie Auslagenerstattungen einfach und gesetzeskonform mit wenigen Klick

Veröffentlicht am 05 Juli 2021