Auslän­di­sche Umsatz­steuer: Erstat­tung, Voraus­set­zun­gen und Automa­ti­sie­rung

Erwägen Sie, sich Umsatzsteuer aus dem Ausland erstatten zu lassen? Lassen Sie sich nicht von den Voraussetzungen und Bedingungen abschrecken! Heutzutage kann der gesamte Erstattungsprozess bis ins Detail automatisiert werden. Viele Unternehmen verschenken hierbei Geld, dabei ist es so simpel.

In diesem Artikel beschreiben wir, wie intelligente Expense-Management-Software einen Extra-Beitrag zum Betriebsergebnis liefern kann, indem auch die Umsatzsteuer (Vorsteuer) der Mitarbeiter (Quittungen, Rechnungen) zurückgefordert wird. Kleinvieh macht auch Mist, lautet ein bekanntes Sprichwort. Das trifft in diesem Fall gewiss zu. Für den Erfolg maßgebliche Faktoren sind hier: Kenntnis der Gesetzgebung pro Land, Compliance und zufriedene Mitarbeiter.

Was bedeutet USt?

Die Abkürzung USt steht für den Begriff Umsatzsteuer und beinhaltet die abzuführende MwSt (Mehrwertsteuer) und die zu zahlende VSt (Vorsteuer). Sie fällt an, wenn wir Waren oder Dienstleistungen kaufen oder verkaufen. Dinge, die wir im täglichen Leben an der Kasse bezahlen, enthalten immer Umsatzsteuer.

In einigen EU-Ländern werden Produkte exklusive USt angeboten; dies kann beim Bezahlen zu einer unangenehmen Überraschung führen. Für Unternehmen kein Problem: Die in diesem Fall anfallende Vorsteuer (VSt) kann von Gewerbetreibenden zurückgefordert werden, auch aus dem Ausland.

Allgemeine Informationen zum Thema Umsatzsteuer und richtiges Buchen (inländischer) Umsatzsteuer finden Sie in unserem Artikel 10 Fakten zur Umsatzsteuer für Unternehmen.

Voraussetzungen

Im ersten Moment sind Sie freudig überrascht und denken: Nur her mit der zuviel gezahlten Steuer! Ganz so einfach ist es jedoch nicht, es müssen einige Voraussetzungen erfüllt werden, um das Recht auf eine Vorsteuererstattung zu haben. Diese Bedingungen variieren von Land zu Land und sind nicht so leicht zu überschauen. Nachfolgend ein paar Beispiele:

• In einigen Ländern ist ein Originalbeleg erforderlich, in anderen genügt eine digitale Kopie.
• In den meisten Ländern ist eine auf den Namen des Unternehmens ausgestellte Rechnung Pflicht.
• Die Deadline für den Antrag auf die Steuererstattung ist in vielen Ländern der 30. September, in einigen jedoch der 30. Juni.
• Je nach Land gelten verschiedene Richtlinien, welche Arten von Ausgaben zum Vorsteuerabzug berechtigen und welche nicht. Beispiele: Hotelkosten, Kraftstoff, Mietwagen und Mahlzeiten.

Werden Sie bereits etwas mutlos beim Lesen all dieser Bedingungen? Vergessen Sie auch nicht Ihre zu versteuernden Einnahmen und die dabei anfallende Mehrwertsteuer. Es ist aber nicht so schlimm, wie es sich vielleicht anhört. Durch eine Automatisierung der Geschäftsprozesse verläuft eine Steuerrückforderung um einiges einfacher als bei manueller Eingabe sämtlicher Daten.

Automatisierung

Beim Buchen einer ausländischen Hotelrechnung wird natürlich eine spezifische, auf den Namen des Unternehmens lautende Rechnung verlangt. Bei den zahllosen Tankquittungen, Parktickets und dergleichen ist das natürlich nicht möglich und daher nicht erforderlich. Ausschlaggebend ist hier die Automatisierung und die Bereitschaft der Mitarbeiter, der gesetzlichen Compliance des Unternehmens zu entsprechen.

Es geht hierbei nicht nur um das Motivieren, sondern ebenfalls um das Unterstützen und Erleichtern, beispielsweise mit einer nutzerfreundlichen Expense-Management-App, die durch die Kombination einer automatischen Länderwahl und Kategorie bestimmen kann, ob eine Vorsteuererstattung in Betracht kommt. Dem Dienstreisenden werden keine lästigen Fragen zu eingereichten Quittungen mehr gestellt - alle Eingaben sind relevant und werden automatisch vom System geprüft. Mittels deutlicher Instruktionen, Automatisierung der Eingabe und Übertragung (unter anderem mit OCR Realtime) und vielleicht einem kleinen Anreiz holen Sie Ihre Mitarbeiter an Bord.

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