Arbeits­zeit­konto richtig erstel­len und führen

Hantieren Sie in Ihrem Unternehmen flexible Arbeitszeiten oder Schichtarbeit und machen Ihre Mitarbeiter häufig Überstunden? Ein Arbeitszeitkonto ist ein praktisches Instrument, wenn Ihre Mitarbeiter ein festes Monatsgehalt auf Basis einer vertraglich festgelegten Stundenanzahl beziehen und darüber hinaus geleistete Überstunden ansparen möchten, die sie zu einem späteren Zeitpunkt nutzen können.

Wir erklären Ihnen in diesem Artikel, wie Sie ein Arbeitskonto anlegen können und wie ein Arbeitszeitkonto zu führen ist.

Für wen ist ein Arbeitszeitkonto sinnvoll?

Ein Arbeitszeitkonto kann für Arbeitnehmer und Arbeitgeber eine nützliche Möglichkeit sein, Arbeitszeiten zu organisieren und Überstunden zu verwalten. Für moderne Unternehmen ist ein Arbeitszeitkonto ein sinnvolles Tool, um die geleisteten Arbeitsstunden aller Mitarbeiter transparent zu verwalten. Über- und Unterstunden werden automatisch gespeichert, so dass die Mitarbeiter stets wissen, ob das vertraglich vereinbarte Stundensoll erfüllt wurde oder ob dank angesammelter Überstunden ein paar freie Tage genommen werden können. Nicht zu vergessen sind Zuschläge für Überstunden an Sonn- und Feiertagen oder nachts.

Ein Arbeitszeitkonto ist vor allem für folgende Unternehmen und Mitarbeiter sinnvoll:

• Unternehmen mit Gleitzeit
• Mitarbeiter im Homeoffice
• Saisonal schwankend tätige Unternehmen (Ernte, Winterdienst)
• Betriebe mit Schichtarbeit
• Teilzeitarbeit
• Flexible Arbeitskräfte (Mitarbeiter in Rufbereitschaft)

Ist ein Arbeitszeitkonto Pflicht?

Laut EuGH-Urteil und BAG-Entscheidung vom September 2022 besteht die Pflicht, Arbeitszeiten in einem sogenannten Arbeitszeitenerfassungssystem zu erfassen. Wie die Arbeitszeiten erfasst und verwaltet werden, obliegt dem Unternehmer. Das bedeutet, dass der Unternehmer die Wahl hat, Überstunden mit dem Monatslohn auszuzahlen oder auf einem Arbeitszeitkonto zu speichern.

Grundlage für die Einführung eines Arbeitszeitkontos

Grundlage für die Einführung eines Arbeitszeitkontos ist der für das Unternehmen geltende Tarifvertrag oder eine Betriebsvereinbarung. Der Betriebsrat hat bei der Einführung des Arbeitszeitkontos ein Mitbestimmungsrecht.

Verschiedene Arbeitszeitkonten richtig buchen

Es gibt zwei Arten von Arbeitszeitkonten: das Kurzzeitkonto und das Langzeitkonto. Am häufigsten wird das Kurzzeitkonto eingesetzt. Unternehmen mit Gleitzeit und Mitarbeitern im Homeoffice haben mit einem Kurzzeitkonto (auch Jahresarbeitszeitkonto genannt) die Möglichkeit, ihre Mitarbeiter flexibel einzusetzen. Das feste Monatsgehalt wird das ganze Jahr über ausgezahlt und Unter- und Überstunden können individuell, im Rahmen der vertraglichen Vereinbarungen, innerhalb des Jahres reguliert werden.

Ein Langzeitkonto hat den Zweck, mit geleisteten Überstunden ein Wertguthaben zu schaffen. Plant ein Mitarbeiter beispielsweise eine längere Auszeit, kann er den angesparten Betrag für diese Auszeit verwenden. Auch besteht die Möglichkeit, mit dem Guthaben des Langzeitkontos früher in Rente zu gehen.

Arbeitszeitkonto gesetzeskonform verwalten

Arbeitszeitkonten sind praktisch, unterliegen jedoch einigen gesetzlichen Bestimmungen. Arbeitsstunden dürfen nicht unbegrenzt angesammelt werden - es muss unbedingt auf die maximal erlaubte Stundenanzahl pro Tag und auf ausreichend Pausen/Ruhezeiten für den Mitarbeiter geachtet werden, auch wenn beispielsweise zur Erntezeit überproportional viel Arbeit anfällt. Dies gilt auch für flexibel eingesetzte Kraftfahrer, die ihre Lenk- und Ruhezeiten einhalten müssen.

Gesetze zum Arbeitszeitkonto

Die Bestimmungen des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) besagen, dass nicht unbegrenzt Arbeitsstunden angesammelt werden dürfen und dass die täglichen Höchstarbeitszeiten einzuhalten sind. Im Mindestlohngesetze (MiLoG) ist nachzulesen, dass die auf dem Arbeitszeitkonto erfassten Arbeitsstunden monatlich nicht mehr als 50 % der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit übersteigen dürfen. Mehrstunden müssen mit dem folgenden Monatslohn ausgezahlt werden.

Arbeitszeitkonto bei Kündigung des Mitarbeiters

Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, werden angesammelte Überstunden mit dem letzten Lohn oder Gehalt ausgezahlt oder in Freizeit abgegolten. Bestehen zum Zeitpunkt des Ausscheidens Minusstunden und hat der Unternehmer diese zu verantworten, dürfen dem Mitarbeiter keine Abzüge gemacht werden. In diesem Fall hatte der Mitarbeiter das Recht auf Arbeit, das vom Arbeitgeber jedoch nicht erfüllt wurde.

Anleitung, wie Sie ein Arbeitszeitkonto erstellen und richtig buchen

1. Überstundenregelung festlegen

Zunächst sollten Arbeitnehmer und Arbeitgeber klären, wie Überstunden geregelt werden sollen. Das kann beispielsweise durch den geltenden Tarifvertrag, den individuellen Arbeitsvertrag oder eine Betriebsvereinbarung festgelegt werden. Hierbei sollte auch festgelegt werden, wie Überstunden ausgeglichen werden können, beispielsweise durch Freizeitausgleich oder Auszahlung.

2. Arbeitszeitkonto anlegen

Sobald die Rahmenbedingungen festgelegt wurden, kann das Arbeitszeitkonto für den Mitarbeiter angelegt werden. Das kann auf verschiedene Arten erfolgen, beispielsweise durch eine Excel-Tabelle, eine spezielle Software oder ein Papierformular. Wichtig ist, dass das Arbeitszeitkonto transparent und gesetzeskonform (Höchstarbeitszeit) geführt wird.

3. Geleistete Arbeitsstunden eintragen

Sobald das Arbeitszeitkonto angelegt wurde, müssen die Arbeitsstunden eingetragen werden. Hierbei sollten alle Arbeitsstunden erfasst werden, sowohl die regulären als auch die Überstunden. Es empfiehlt sich, die Arbeitsstunden täglich oder wöchentlich einzutragen, um den Überblick zu behalten.

4. Überstunden ausgleichen

Sind Überstunden angefallen, müssen diese gemäß Vereinbarung ausgeglichen werden. Das kann durch Freizeitausgleich oder Auszahlung erfolgen. Wichtig ist, dass der Ausgleich zeitnah (monatlich oder jährlich) erfolgt und korrekt im Arbeitszeitkonto eingetragen wird.

5. Arbeitszeitkonto überprüfen

Es ist wichtig, das Arbeitszeitkonto regelmäßig zu überprüfen, um Fehler oder Unstimmigkeiten zu vermeiden. Arbeitnehmer sollten ihre Arbeitszeiten regelmäßig kontrollieren und bei Abweichungen den Arbeitgeber informieren. Arbeitgeber sollten das Arbeitszeitkonto ebenfalls regelmäßig überprüfen und bei Bedarf korrigieren.

Fazit

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass ein Arbeitszeitkonto eine sinnvolle Möglichkeit ist, Arbeitszeiten transparent und flexibel zu organisieren. Mitarbeiter mit angesparten Überstunden können sich auf einen verdienten Freizeitausgleich oder eine Extrazahlung freuen. Mitarbeiter mit Minusstunden können sich auf ihr festes Monatsgehalt verlassen und haben die Möglichkeit, die zu wenig geleisteten Stunden flexibel auszugleichen.